การตรวจสอบทุจริต 7 สัญญาณเตือนและเทคนิคการตรวจสอบที่ได้ผล

การตรวจสอบทุจริต คือเครื่องมือพิชิตคนคิดทำลายองค์กร!

จากอดีตถึงปัจจุบันปัญหาที่ทุกองค์กรจะพบคือ “การทุจริต” โดยจะมีบุคคลที่ส่อแววว่าจะทำการทุจริตไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตามแต่ ซึ่งสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเป็นอย่างมาก ปัญหาทุจริตจึงเป็นปัญหาที่ไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด ดังนั้นคุณจำเป็นต้องมีผู้ตรวจสอบระบบภายใน ระบบการเงินอยู่เสมอ เพื่อป้องกันช่องว่างที่จะทำให้บุคคลเหล่านั้นฉวยโอกาส ฉะนั้นเราลองมาดูแนวทางการแก้ไขปัญหาต่างๆ อย่างยั่งยืนและได้ประสิทธิภาพมากที่สุดกันดีกว่า

ทำการตรวจสอบอย่างมีระบบจะช่วยให้จบปัญหาได้ไวขึ้น

หากมีเรื่องราวเกี่ยวกับการทุจริตมาเข้าหูคุณ อันดับแรกคืออย่าเพิ่งแตกตื่น ให้คุณค่อยๆ สังเกตพฤติกรรม และเริ่มทำแผนการตรวจสอบอย่างระมัดระวัง ไม่ให้ผู้ร้ายรู้ตัว โดยคุณต้องเริ่มจากให้ผู้ตรวจสอบรู้รายละเอียด ความชัดเจนว่าต้องการตรวจสอบเรื่องอะไร ใช้เวลาเท่าไหร่ในการหาหลักฐานต่างๆ โดยแผนการตรวจสอบการทุจริตก็จะคล้ายๆ กับแผนการตรวจสอบ (Audit program) โดยทั่วไป แต่จะเน้นในเชิงบรรยายความในเรื่องที่ต้องลงลึก มีความละเอียดในการตรวจสอบมากกว่า โดยรายละเอียดประกอบด้วย

1.การกำหนดประเด็นหรือเรื่องที่จะตรวจสอบเรียงลำดับก่อนหลัง

2.กำหนดวัน เวลา และวิธีการตรวจสอบในแต่ละเรื่อง และการอ้างอิงเอกสารที่ใช้ตรวจสอบ

7 สัญญาณเตือนการกระทำทุจริต

หากมีการทุจริตเกิดขึ้นในองค์กร ส่วนใหญ่มักจะไม่พ้นเรื่องการเงิน การบัญชี เราจึงได้รวบรวม 7 สัญญาณที่เข้าข่ายบ่งชี้ว่าเริ่มจะมีการทุจริตเกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณแล้วล่ะ

1.การจ่ายเงินที่ซับซ้อนหลายครั้งจนทำให้เกิดความสับสนในการตรวจสอบ

2.แก้ไขตัวเลขราคา ปริมาณ ฯลฯ ในเอกสารสำคัญ

3.จงใจปรับเปลี่ยนสัญญาซื้อขาย

4.มีการปลอมแปลงเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน

5.สั่งซื้อของที่ตนอยากได้แต่ในใบสั่งซื้อคือของที่องค์กรต้องการ

6.ขโมยเอกสารสำคัญภายในไปให้แก่บุคคลที่ 3

7.สั่งซื้อสินค้าที่ไม่จำเป็น ลงรายละเอียดสินค้าราคาแพงเกินจริง

เทคนิคการตรวจสอบที่ทำยังไงก็ได้ผลชัวร์ๆ

• การสุ่มตรวจที่ไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

การสุ่มนี้จะช่วยให้ผู้ที่กระทำความผิดนั้น ไม่ทันได้ตั้งตัวที่จะทำการปลอมแปลงหรือปรับเปลี่ยนเอกสารสำคัญต่างๆ ได้ทันท่วงที

• นำข้อมูลทุกอย่างมาทำการเปรียบเทียบ

การเปรียบเทียบข้อมูลจะทำให้ผู้ตรวจเห็นได้ชัดว่ามีการปรับเปลี่ยนข้อมูลทางด้านตัวเลข ฯลฯ หรือไม่

ปัจจัยหลักๆ ที่ทำให้เกิดการทุจริต

ลองย้อนดูว่าองค์กรของคุณมีภาวะเสี่ยงที่จะทำให้เกิดการทุจริตหรือไม่ ซึ่งปัจจัยการทุจริตจะมีด้วยกัน 5 ข้อใหญ่ๆ คือ

1.การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้แก่พนักงานไม่เหมาะสม ไม่มีความเท่าเทียม

2.ไม่มีระบบการควบคุม กำกับงานที่ดี

3.ขาดการติดตามรายงานผลประกอบการต่างๆ เป็นเวลานาน

4.ขาดระบบการตรวจสอบภายในองค์กร

5.บุคคลผู้นั้นมีความโลภ

การทุจริต ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของเงินทอง หรือการนำขององค์กรไปใช้ส่วนตัว หรืออื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบใด ก็ส่งผลไม่ดีต่อต่อองค์กรทั้งนั้น และเป็นสิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้น ดังนั้น องค์กรควรมีมาตรการในการตรวจสอบ และกำหนดให้มีเจ้าหน้าที่เข้ามาตรวจสอบ เพื่อป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้น

ที่มา   https://shorturl.asia/a8gXL

เรื่องโดย นีรชา กลิ่นพยอม