เทคนิคการจัดเอกสารให้เป็นระเบียบและหาง่าย
1.เตรียมสถานที่ในการเก็บเอกสารให้พร้อม
การจัดการสถานที่ เป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะจะต้องเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ที่เดียวกัน เช่น มีตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางเอกสาร เป็นต้น และไม่ควรวางเอกสารกระจายไปมา ไว้ที่โต๊ะบ้าง ตู้บ้าง เพราะนั่นอาจจะทำให้เอกสารหายและเสียเวลาในการหามากๆ ทั้งนี้จัดตู้เก็บเอกสารให้เรียบร้อย เพื่อที่จะทำให้การจัดวางเอกสารเป็นระเบียบ และ
2.จัดการเอกสารทันที เมื่อได้รับงานมอบหมาย โดยไม่ดองหรือค้างการเก็บเอกสารไว้นาน
ไม่ว่าจะเป็นจดหมาย เอกสารสำคัญ ใบเสร็จ ใบเรียกเก็บเงินต่างๆ คุณจะต้องนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้มและเก็บไว้เป็นระเบียบ โดยมีการใช้ Post it หรือเขียนไว้ด้านหน้าแฟ้มว่าเป็นเอกสารเกี่ยวกับประเภทไหน จัดเรียงให้เป็นระเบียบและเขียนวันที่เดือนปี กำกับไว้ด้วยทุกครั้ง
3.แยกเอกสารเป็นหมวดหมู่
นี่คือวิธีการจัดการเอกสารทั้งหมด เพื่อให้ง่ายและเป็นระเบียบ ควรจัดวางเอกสารตามหมวดหมู่ที่ต้องการใช้ เช่น
- หมวดหมู่เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว
- หมวดหมู่เอกสารสำคัญมาก (ห้ามหาย)
- หมวดหมู่เอกสารเกี่ยวกับกฎหมาย
- หมวดเอกสารเกี่ยวกับการเงิน แบ่งย่อยออกเป็น
- หมวดใบเสร็จ
- หมวดใบเรียกเก็บเงิน
- หมวดรายจ่ายของออฟฟิศ
ซึ่งการแยกหมวดหมู่แบบนี้ ควรแยกย่อยออกมาตามแต่ละปีด้วย เพื่อให้ง่ายต่อการย้อนไปหาเอกสาร ในปีเก่าๆ และขอแนะนำว่าควรจัดเก็บเอกสารแต่ละปี คนละตู้เลยจะดีที่สุดเพื่อที่จะหาได้ง่ายและเหมาะสำหรับการจัดการเอกสารจำนวนมาก แต่หากเอกสารไม่เยอะ แนะนำว่าให้แบ่งเป็นชั้นเพื่อจัดเอกสารแต่ละปีจะดีที่สุด
4.จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มหลังจากแยกเอกสารเรียบร้อยแล้ว
หากเอกสารมีจำนวนมาก และไม่สามารถเก็บเข้าแฟ้มเดียวได้ แนะนำให้เก็บเพิ่มอีกหลายแฟ้ม เพื่อทำให้ง่ายต่อการค้นหาและไม่ทำให้เอกสารหาย และที่สำคัญคือคุณจะต้องตรวจเอกสารด้วยว่า เอกสารไหนที่ควรถูกทำลาย ไม่จำเป็น ไม่ต้องเก็บไว้ และเอกสารไหนที่จำเป็นจะต้องเก็บไว้ ให้แยกและเก็บให้ชัดเจน แนะนำให้ใช้ปากกาเขียนชื่อหมวดรายการต่างๆ ไว้ที่สันแฟ้ม เพื่อจะได้รู้ว่าเอกสารงานประเภทอะไร โดยไม่ต้องเปิดดู ทำให้หาง่ายขึ้น
5.การเก็บจัดเอกสารเข้าที่
หากเป็นเอกสารที่มีความสำคัญ แนะนำให้เก็บใส่ตู้ลิ้นชักนิรภัยที่มีการล็อค ไม่สามารถเปิดได้ แต่สำหรับเอกสารทั่วไปสามารถจัดเรียงในตู้ ในชั้นใส่เอกสารและ ไม่ควรนำ หนังสือ สิ่งของที่ไม่เกี่ยวข้อง รวมถึงเอกสารเปล่าๆ มาวางไว้รวมกัน เพราะจะทำให้สับสนและทำให้เสียเวลาในการค้นหาเพิ่มขึ้น
6.แนะนำว่าการจัดเก็บเอกสารในองค์กรควรมีบัตรยืม
เพื่อที่จะได้ทราบว่าเอกสารไหนบ้าง ที่หน่วยงานอื่นมาขอยืมไปใช้ มีการยืมกี่วัน แล้วจะต้องจดบันทึกการยืมเอกสารด้วย เพื่อที่จะทราบว่าเอกสารแฟ้มนั้นไปอยู่ที่หน่วยงานใดระยะเวลากี่วัน และนำมาคืนเมื่อไหร่ ทั้งนี้ก็เพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายและตามหาไม่เจอ
7.ควรฝึกนิสัยในการจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ
สำหรับงานธุรการ หรือตำแหน่งที่จำเป็นในการจัดการเอกสารในแต่ละแผนก จะต้องมีการอบรมการเทรน ในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ สำหรับทีมงานคนใหม่ทุกครั้งอาจจะเสียเวลาเล็กน้อย แต่ทำให้เอกสารเป็นระเบียบมากขึ้น ทั้งคนเก่าและคนใหม่ สามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่มีปัญหา และยังเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ง่ายต่อการค้นหาในอนาคต และป้องกันการเกิดปัญหา เอกสารสูญหาย เอกสารไม่ครบ และลดการทะเลาะเบาะแว้งกับพนักงานที่จัดเก็บเอกสาร กับพนักงานฝ่ายอื่นๆ อีกด้วย
8.แยกสีเอกสารให้ชัดเจน
การแยกสีนั้นจะช่วยให้ ทราบว่าเอกสารไหนสีอะไร ทำให้หาได้ง่ายขึ้น ถึงแม้ว่าแฟ้มเอกสารอาจจะเป็นแฟ้มสีดำหรือสีเหมือนกันทุกแฟ้ม เพื่อให้เกิดความสวยงาม แต่แนะนำว่าด้านหน้าแฟ้มหรือสันแฟ้มควร ใช้กระดาษสีเพื่อแยกประเภทของเอกสาร เช่น สีเหลืองเป็นเอกสารเฉพาะการเงิน สีฟ้าเป็นเอกสารกฎหมาย สีชมพูเป็นเอกสารรายงานต่างๆ เป็นต้น หากทำแบบนี้จะช่วยในการค้นหาเอกสารและจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย หาง่ายกว่าเดิมแน่นอน
