เทคนิคที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การทำงานนั้น ในบางครั้งเราอาจพบเจอกับอุปสรรค ซึ่งอาจเกิดจากตัวเอง จากคนอื่นบ้าง หรือปัจจัยอื่นๆ ซึ่งถ้าต้องการทำงานให้ประสบความสำเร็จ เราควรเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาหรืออุปสรรคต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ซึ่งวันนี้มี 12 เทคนิควิธี มาบอกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้นกันค่ะ
- จัดลำดับความสำคัญของงานให้เป็น
การรู้จักวางแผนและจัดสรรเวลาในการทำงานมีส่วนช่วยให้งานที่ได้รับมอบหมายนั้นเสร็จลุลวงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างราบรื่น แต่ก่อนอื่นจะต้องมีการจัดลำดับความสำคัญของงานก่อน เพื่อที่จะได้จัดระเบียบการทำงานได้อย่างถูกต้อง ว่างานชิ้นใดควรเริ่มต้นทำก่อน-หลัง เพื่อให้งานทุกชิ้นเสร็จทันตามเวลาที่กำหนดและออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะไม่ต้องออกไปสื่อสารกับใครแต่การมีสมุดโน๊ต หรือคอยจดโน๊ตเอาไว้จะช่วยให้งานของเราไม่หลุด สื่อสารและตอบคำถามต่างๆ ได้อย่างตรงจุด และเป็นการฝึกจดโน๊ตไปในตัวเก็บไว้เป็น Soft Skill ให้เราในอนาคตได้อีกด้วย
2.วางแผนก่อนทำงานทุกครั้ง
การวางแผนการทำงานจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีระบบและเป็นระเบียบ เพราะคุณจะรู้ว่างานที่ต้องทำทั้งหมดนั้นมีอะไรบ้างและงานแต่ละชิ้นมีกำหนดส่งวันไหน เพื่อที่จะได้จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นได้ถูกว่าควรเริ่มต้นที่งานใด นอกจากนี้การวางแผนการทำงาน ยังช่วยให้ทำงานเสร็จได้รวดเร็วอีกด้วย ถือเป็นหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ทุกคนควรทำก่อนเริ่มต้นทำงาน
3.ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
หลังจากวางแผนในการทำงานเรียบร้อยแล้ว การตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนเป็นอีกหนึ่งวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ โดยการกำหนดเป้าหมายการทำงานแต่ละวัน ว่าในวันนี้จะทำงานชิ้นใดบ้าง จะทำทั้งหมดกี่ชิ้น แล้วบริหารจัดการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ เพียงเท่านี้ก็ช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้แล้ว4.โฟกัสกับการทำงานในช่วง Deep Work ให้ได้มากที่สุด
4.โฟกัสกับการทำงานในช่วง Deep Work ให้ได้มากที่สุด
การทำงานแบบ Deep Work เป็นแนวคิดการทำงานที่เสนอโดย คาล นิวพอร์ต เป็นการทำงานที่มีสมาธิจดจ่ออยู่กับงานเป็นอย่างมาก หรือจมลึกลงไปอยู่ในโลกของงานชิ้นนั้นเลยก็ว่าได้ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งเร้า หรือสิ่งรบกวนใดๆ ก็ขัดขวางการทำงานไม่ได้ ซึ่งการทำงานแบบ Deep Work มีหลักการง่ายๆ ดังนี้
ตั้งเป้าหมาย โดยการกำหนดว่าในหนึ่งวันจะมีการทำงานแบบ Deep Work นั้นกี่นาที เพื่อไม่ให้ตัวเองนั้นหลุดโฟกัส แล้วตั้งใจทำงานนั้นตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
อดทน ไม่หลุดโฟกัส เมื่อจิตใจไม่จดจ่ออยู่กับงาน หรือวอกแวกไปกับสิ่งเร้าต่างๆ ก็จะทำให้หลุดจากการทำงานแบบ Deep Work ได้ ซึ่งการปิดเสียงแจ้งเตือนเป็นอีกวิธีที่ช่วยให้มีสมาธิกับงานมากขึ้น นอกจากนั้นยังต้องอดทนกับความเบื่อให้ได้ เพื่อไม่ให้หลุดโฟกัสไปเสียก่อนอยู่ในพื้นที่ของตัวเอง ซึ่งการทำงานในพื้นที่ของตนเองที่มีการออกแบบไว้สำหรับการทำงาน ช่วยลดการถูกรบกวนจากสิ่งรอบข้าง และช่วยให้มีสมาธิและทำงานได้นานขึ้น
อยู่ในพื้นที่ของตัวเอง ซึ่งการทำงานในพื้นที่ของตนเองที่มีการออกแบบไว้สำหรับการทำงาน ช่วยลดการถูกรบกวนจากสิ่งรอบข้าง และช่วยให้มีสมาธิและทำงานได้นานขึ้น
ดังนั้น การทำงานแบบ Deep Work ไม่เพียงแต่ทำให้มีสมาธิกับการทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยให้ทำงานได้มากขึ้น ที่สำคัญยังช่วยให้มีวินัยในการทำงานอีกด้วย
5.ตัดสินใจให้เป็น
ทักษะในการตัดสินใจไม่ใช่เพียงแค่การเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่เป็นการตัดสินใจเลือกมาอย่างดี โดยอาศัยการวิเคราะห์ด้วยเหตุและผล พร้อมกับการไตร่ตรองอย่างถี่ถ้วนว่าสิ่งที่ตัดสินใจลงไปนั้นเป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่สุด ดังนั้น การมีทักษะในการตัดสินใจที่ดีจะช่วยให้องค์กรมีความก้าวหน้า ประสบความสำเร็จได้ง่ายขึ้น นอกจากนั้นทักษะการตัดสินใจยังสามารถช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น ทำงานต่อไปได้ โดยไม่เสียเวลาไปกับการลังเล การตัดสินใจ จึงเป็นอีกหนึ่งทักษะที่หลายๆ องค์กรมองหาจากผู้สมัครงานเป็นอย่างมาก
6.หาเวลาพักผ่อน
อีกหนึ่งเคล็ดลับที่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คือ การหาเวลาพักผ่อนให้กับตัวเอง เพราะถ้าหากทำงานจนเกินพอดีจนทำให้สมองล้า หรือใช้สมองทำงานหนักเป็นระยะเวลานาน สามารถส่งผลให้งานที่ออกมาไม่มีประสิทธิภาพ แถมยังทำงานได้ไม่ได้เต็มที่อีกด้วย ดังนั้น การพักในช่วงระหว่างวัน ไม่ว่าจะเป็นการพักจิบกาแฟ ดื่มน้ำเปล่า หรือเดินออกไปสูดอากาศ เพียงเท่านี้ก็ช่วยเพิ่มความสดชื่น พร้อมกลับมาลุยงานต่อได้แล้ว
7.ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร
ปัจจุบันการสื่อสารเป็นทักษะที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะทุกสาขาอาชีพนั้นจำเป็นต้องใช้ทักษะการสื่อสาร ไม่ว่าจะสื่อสารกับเพื่อมร่วมงาน หรือสื่อสารกับลูกค้า ทั้งการพูด การเขียน หรือแม้แต่การนำเสนอก็ต้องอาศัยการสื่อสาร ดังนั้น การมีทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้สื่อสารได้อย่างตรงจุด เข้าใจได้ง่าย และที่สำคัญ คือ สามารถช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วและราบรื่นขึ้นอีกด้วย
8.เรียนรู้และพัฒนาทุกครั้งที่เกิดข้อผิดพลาด
ความผิดพลาดเป็นเรื่องที่สามารถเกิดขึ้นได้เสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือว่าเรื่องใหญ่ แต่เมื่อผิดพลาดไปแล้ว ก็ควรเรียนรู้จากข้อผิดพลาดที่ได้เกิดขึ้น โดยมองหาสาเหตุของปัญหาว่าความผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นเกิดจากอะไร และมีวิธีใดบ้างที่สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ เพื่อที่ครั้งหน้าจะได้ไม่ทำผิดในเรื่องเดิมอีก ดังนั้น การเรียนรู้จากข้อผิดพลาดที่นอกจากจะช่วยแก้ปัญหาในครั้งหน้าได้แล้ว ยังช่วยให้มีพัฒนาการในเรื่องนั้นๆ แถมยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นอีกด้วย
9.สร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน
หลายๆ ครั้งการทำงานอาจเกิดปัญหาจนทำให้เกิดความเครียดได้ ซึ่งอาจส่งผลให้หลายๆ คนรู้สึกท้อใจ เหนื่อยใจ หรือถอดใจ ดังนั้น การสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน จึงเป็นหนึ่งตัวช่วยการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ทำให้ก้าวผ่านเรื่องเหล่านี้ไปได้ และช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งทัศนคติที่ดีในการทำงานนั้น ไม่ใช่การมองโลกในแง่ดีเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงการเข้าอกเข้าใจเพื่อนร่วมงานด้วยกัน ใช้เหตุและผลในการมองปัญหา เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้การทำงานนั้นสนุกขึ้น แถมยังทำให้บรรยากาศในที่ทำงานน่าทำงานมากขึ้นอีกด้วย
10.อยู่กับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี
เมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมและบรรยากาศในการทำงานที่ดี ก็จะทำให้รู้สึกอยากทำงานและมีสมาธิในการทำงานมากขึ้น ซึ่งสามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพของงานที่ดีตามขึ้นไปด้วย ซึ่งวิธีการต่างๆ ที่ช่วยให้สภาพแวดล้อมและบรรยากาศในการทำงานดีขึ้นได้ มีดังนี้
ตกแต่งออฟฟิศให้น่าทำงาน นอกจากอุปกรณ์ในการทำงานที่พร้อมเพรียงแล้ว การตกแต่งออฟฟิศให้มีความสบายตาและดูเรียบร้อย นอกจากจะช่วยให้บรรยากาศในออฟฟิศนั้นดีขึ้นแล้ว ยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงานอีกด้วย
สร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร นอกจากเรื่องของสถานที่แล้ว การสร้างบรรยากาศในที่ทำงานก็สำคัญไม่แพ้กัน ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงทีมผู้บริหาร หรือการทำงานแบบทีมเวิร์คที่ส่งเสริมให้พนักงานได้ทำงานร่วมกัน หรือช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ก็สามารถทำให้คนในองค์กรสนิทกันมากขึ้น แถมยังช่วยให้บรรยากาศในที่ทำงานน่าทำงานมากขึ้นอีกด้วย
11.รู้จักปฏิเสธ
การช่วยเหลือซึ่งกันและกันในที่ทำงานถือเป็นเรื่องที่ดี นอกจากจะได้เรียนรู้งานมากขึ้นแล้ว ยังช่วยสร้างบรรยากาศในที่ทำงานให้มีความเอื้อเฟื้อกันอีกด้วย แต่การช่วยเหลือทุกๆ คนโดยไม่คำนึงถึงขีดจำกัดของตัวเองนั้น อาจส่งผลเสียต่องานที่ต้องรับผิดชอบได้ เช่น เมื่อช่วยงานคนอื่นมากไป อาจทำให้ทำงานไม่ทัน ที่นอกจากจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานแล้วยังส่งผลต่อคุณภาพของงานอีกด้วย ดังนั้น ต้องรู้จักปฏิเสธบ้าง เพื่อให้จัดการบริหารงานของตัวเองได้ทันกำหนดส่งงาน นอกจากการปฏิเสธการช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานแล้ว ถ้าหากได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า แต่เมื่อคำนวณเวลาและงานที่มีอยู่ คาดว่าไม่สามารถทำได้กำหนดส่งงาน ก็สามารถปฏิเสธแล้วให้เหตุผลที่ปฏิเสธ เพื่อที่จะได้ไม่กระทบต่องานทั้งของตัวเองและคนในทีม
12.ให้รางวัลตนเอง
การทำงานเหนื่อยมาตลอดทั้งปี การให้รางวัลตัวเองจะช่วยให้มีกำลังใจในการทำงานมากขึ้นและถือว่าเป็นรางวัลชิ้นเล็กๆ ก่อนที่จะถึงเป้าหมายของตัวเอง ซึ่งการให้รางวัลตัวเองไม่จำเป็นต้องเป็นของชิ้นใหญ่ หรือราคาแพง แต่อาจจะเป็นของอร่อยๆ สักมื้อ หรือการได้หยุดพักสักวันเพื่อให้ร่างกายได้พักผ่อน ดังนั้น การได้ให้รางวัลตัวเองก็มีส่วนช่วยให้ร่างกายได้พักและช่วยให้เรารู้สึกมีกำลังใจมากขึ้น แถมยังเป็นอีกหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ให้พร้อมกลับมาลุยงานต่ออย่างมีประสิทธิภาพ
เทคนิคข้างต้นเป็นเพียงเทคนิคบางส่วนที่จะเป็นตัวช่วยส่วนหนึ่ง ซึ่งงานจะออกมาดีและมีประสิทธิภาพแค่ไหน ก็ขึ้นอยู่กับแต่ละคน ว่ามีเทคนิควิธีการอย่างไร กับการจัดการปัญหาหรืออุปสรรคเหล่านั้นอย่างไร บางอย่างต้องอาศัยประสบการณ์ และความชำนาญ ซึ่งเหนือสิ่งอื่นใด ก็คืออยู่ที่ตัวบุคคล ว่ามีความตั้งใจ ความเอาใจใส่งานนั้นเพียงใด ถ้ามีความใส่ใจและตั้งใจทำให้สำเร็จแล้ว งานย่อมออกมาดีเสมอ
ที่มา : https://cwtower.com/th/lifestyle/twelve-methods-to-increase-work-efficiency/
โดย นางสาวนีรชา กลิ่นพยอม สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้
