เมื่อกล่าวถึงหนังสือราชการทุกคนคงเคยเห็น เคยผ่านตามาบ้าง บางคนทำงานในระบบราชการก็จะคุ้นเคยเป็นอย่างดี ซึ่งในปัจจุบันมีหนังสือราชการที่ออกโดยหน่วยงานต่างๆ ภายใต้กฎกระทรวง ทบวง กรม แบ่งตามประเภทการใช้งาน โดยแต่ละประเภทมีรูปแบบแตกต่างกัน ทั้งนี้ในการร่างหนังสือราชการควรกำหนดให้มีองค์ประกอบครบถ้วนตามรูปแบบของหนังสือประเภทนั้นๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับแต่ละหน่วยงานว่าจะนำไปประยุกต์ใช้อย่างไร

ระบบราชการในปัจจุบันใช้หนังสือราชการเป็นช่องทางหนึ่งในการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอก โดยใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อประสานงานระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานเอกชนหรือบุคคลทั่วไป แต่ละหน่วยงานจำเป็นต้องมีระบบงานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย” มีความหมายครอบคลุมถึงงานที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่ขบวนการเริ่มแรกจนถึงขั้นทำลายเอกสาร ทั้งนี้ เพื่อไม่ให้มีการเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้ในส่วนราชการนั่นเอง

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดให้หนังสือราชการมี 6 ชนิด คือ

1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ (-คำสั่ง /-ระเบียบ /-ข้อบังคับ)
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ (-ประกาศสอบแข่งขัน ประกาศประกวดราคา /-แถลงการณ์ /-ข่าว)
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ (-หนังสือรับรอง เช่น รับรองสถานภาพ รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)

ตารางจำแนกรายละเอียดตามประเภทหนังสือที่นิยมใช้

ขอขอบคุณข้อมูลจาก :   http://trang.rmutsv.ac.th/trang/sites/default/files/file/4.technical.pdf

เรื่องโดย จิราภรณ์ การะเกตุ สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ ม.มหิดล