แผนพัฒนารายบุคคล Individual Development Plan (IDP) หมายถึง การวางแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคลที่เน้นการสื่อสารและการตัดสินใจร่วมกันระหว่างบุคลากรกับผู้บังคับบัญชา ซึ่งภาพรวมการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) อาจพิจารณาจาก การประเมินผลการปฎิบัติงาน (Performance Evaluation; PA) บุคลากรในองค์กร เช่น Mahidol Competency Model พิจารณาจากผลการประเมินสมรรถนะหลัก (Core Competency; CC) การประเมินสมรรถนะเฉพำะตำมสำยอำชีพ (Functional Competency ;FC), การประเมินสมรรถนะทางการบริหาร (Managerial Competency; MC) แผนพัฒนารายบุคคล Individual Development Plan (IDP) จัดทำขึ้นเพื่อ ปิดจุดอ่อน (Weakness) เรื่องที่ต้องการพัฒนาให้สามารถทำงานตามที่มอบหมายได้ หรือเพื่อ เสริมจุดแข็ง (Strength) ที่บุคลากรมีเพื่อนำไปปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดย พิจารณาในภาพรวมดังนี้
1.Defry; การเลือกประเด็นที่จะพัฒนา เพื่อปิด Competency Gap จุดด้อย หรือเสริมจุดเด่น พิจารณาผลประเมินแต่ละด้าน
2.Plan; ร่วมกันเลือกแนวทาง เช่น เลือก Learning model แบบ วิธีการเรียนรู้แบบผสมผสาน 70/20/10
3.Dialogue; นำ draft IDP มาคุยกับ หัวหน้างาน พิจารณาร่วมกันถึง Competency เมื่อออกแบบแผนพัฒนาของตัวเองเสร็จแล้ว กรอกแบบฟอร์ม นำเสนอผู้บังคับบัญชาชั้นต้น
4.Execute; ปฏิบัติตามแนวทาง ในระยะเวลาที่กำหนดซึ่งอาจติดตาม ปรับหรือประเมินระหว่างปี ตามระยะที่แจ้งไว้
ในงานด้านการศึกษาอาจแบ่งหน้าที่รับผิดชอบในส่วนย่อยเป็น งานบริการการศึกษา การเงิน งานฐานข้อมูลการศึกษา งานห้องสมุด งานวิเทศสัมพันธ์และสื่อสารองค์กร งานกิจการนักศึกษา หากพัฒนาตาม Learning Model อาจจะออกแบบแนวทางการเรียนรู้อัตราส่วนต่างๆ เช่น 70:20:10
70 การเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง /20 การเรียนรู้จากผู้อื่น/10 การเรียนรู้ด้วยตนเอง
70;การเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง (Learning by Experience, learning by doing)
- การลงมือปฏิบัติงาน ตามภาระ หน้าที่รับผิดชอบ โดยพัฒนางานโดยมีการกำกับตามระบบคุณภาพ PDCA
- การพัฒนางานตัวเองจากการลดขั้นตอนที่สิ้นเปลือง หรือ ไม่จำเป็นออก ให้กระชับ รัดกุม ตามหลัก Lean management
-การนำข้อเสนอจากผู้มีส่วนได้เสียกลับมาพิจารณา ในการหาแนวทางการพัฒนางานของตนเช่น การนำค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ ความคิดเห็น ข้อเสนอแนะในการรับบริการของผู้มีส่วนได้เสีย เช่นนักศึกษา อาจารย์ หน่วยงานภายใน ภายนอกต่างๆ มาพิจารณา ปรับปรุงให้ดีขึ้น
-การพัฒนางานตนเองตามนโยบายของหน่วยงานเช่น เป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) 17 เป้าหมาย เป้าหมายที่ 13 : ปฏิบัติการอย่างเร่งด่วนเพื่อต่อสู้การเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศและผลกระทบที่เกิดขึ้น ตามนโยบายการลดการใช้วัสดุ สิ่งของที่จะทำให้เกิดก๊าซเรือนกระจกเช่น ลด การใช้พลาสติค ลดการใช้เครื่องปรับอากาศ ในโครงการจัดประชุมต่างๆ ปรับการจัดประชุมให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์เพื่อลดการใช้พลังงาน ในหัวข้อประชุมที่ทำได้ ทำให้ใช้ไฟน้อยลง หรือในการประชุมแบบ Onsite อาจเปลี่ยนให้ผู้ร่วมประชุมนำภาชนะมาบรรจุน้ำเช่น แก้ว ขวด แทนขวดน้ำที่แจกในที่ประชุมเพื่อลดการใช้พลาสติก ลดการสร้างขยะเป็นต้น
- Job Rotation การเปลี่ยนหน้าที่ไปปฏิบัติงานโดยเวียนการทำงานในองค์กรย่อยในหน่วยงานเช่นเวียนปฏิบัติงานเช่น การทำเขียนโครงการ เพื่อเสนอของบประมาณ การจัดทำสื่อประชาสัมพันธ์ โปสเตอร์ การเป็น admin page การเขียนข่าว
20; การเรียนรู้จากผู้อื่นมาพัฒนา (Learning by Exchange)
-เข้าร่วมการประชุม (Meeting) เรียนรู้จากการฟังวิทยากร ผู้เชี่ยวชาญมาเล่าประสบการณ์ อาจเชิญมาบรรยาย หรือเสวนาในองค์กร (In-House Training) เช่นการประชุมเพื่อเพิ่มทักษะการจัดทำแผนการปฏิบัติการของฝ่ายการศึกษา อาจเริ่มการประชุมด้วยการเชิญวิทยากรมาอธิบาย วิเคราะห์แผนยุทธศาสตร์ขององค์กร ในภาพรวม การพิจารณากลยุทธด้านการศึกษา การจัดทำแผนปฏิบัติการด้านการศึกษา การกำหนดตัวชี้วัด และเน้นที่โครงการต่างๆ ที่แต่ละคนรับผิดชอบที่จะทำให้ภารกิจด้านการศึกษาสำเร็จลุล่วงโดยอยู่ภายใต้แนวคิดตามนโยบายของมหาวิทยาลัย ให้บรรลุพันธกิจของส่วนงาน หากมีนโนบายที่เพิ่มเติมมา ทางฝ่ายจะเน้นการดำเนินงานให้สอดคล้องกับนโยบายส่วนกลาง เช่นการขับเคลื่อนสถานศึกษาภายใต้กรอบแนวคิด เป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) 17 เป้าหมาย โดยส่งบุคลากรรับทราบนโยบายจากทางมหาวิทยาลัย ฟังผู้เชี่ยวชาญอธิบายนโยบายให้เข้าใจแนวคิดในแต่ละเป้าหมาย แนวทางที่จะปรับใช้ในงานที่สามารถพัฒนาให้เกิดขึ้นได้ เมื่อเข้าร่วม workshop ได้ฝึกเขียนโครงการภายใต้แนวคิด SDG จะทำให้มีแนวทางในการปรับงานตัวเองให้ดีขึ้นเช่นโครงการจัดประชุม อาจจัดสัมมนาพิเศษในรูปแบบออนไลน์ หรือการจัดกิจกรรมพัฒนานักศึกษาที่ใช้ทรัพยากรที่ไม่ก่อมลพิษ ลดการสร้างขยะ
-การส่งบุคลากรในฝ่ายการศึกษาไปอบรมสัมมนานอกองค์กร (Public Training) เช่นการส่งบุคลากรไปอบรมด้าน ระบบต่างๆ เช่นห้องสมุดอัตโนมัติ จาก บรรณารักษ์ หอสมุดกลาง เพื่อมาพัฒนาห้องสมุดส่วนงาน การส่งบุคลากรที่ดูแลด้านวิเทศสัมพันธ์ไปอบรมเรื่องการขอวีซ่าสำหรับนักศึกษา อาจารย์ต่างชาติ การส่งบุคลากรอบรมเรื่องมาตรฐานห้องปฏิบัติการ การอบรมโปรแกรม SciVal เพื่อการวิเคราะห์สมรรถนะด้านวิจัย
-เยี่ยมชม ดูงาน สถาบันการศึกษาอื่นๆ แลกเปลี่ยนแนวคิด ในประเทศ ต่างประเทศ ที่เป็น best practice ในเนื้องานนั้นๆ เช่น คณะ สถาบัน ที่มีผู้มาสมัครเข้าศึกษาต่อระดับบัณฑิตศึกษาจำนวนมาก ทั้งภายในมหาวิทยาลัย เช่น วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล หรือในมหาวิทยาลัยต่างประเทศที่มีนักศึกษาต่างชาติจำนวนมาก ซึ่งปัจจุบันมีการเยี่ยมชม เปิดบ้าน Open house ที่สามารถแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางผ่านการเยี่ยมชม online ผ่านการประสานงานจากกองวิเศสัมพันธ์ ที่ได้จัดให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องเข้าฟัง และนำความรู้ ประสบการณ์ ข้อแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ กลับมาพัฒนารูปแบบการจัด open house แบบออนไลน์ของหลักสูตร เพื่อให้การประชาสัมพันธ์หลักสูตร น่าสนใจขึ้น
-การสอนงาน (Coaching ) การเป็นพี่เลี้ยง (Mentoring) การทำ (workshop ) ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ ขอคำแนะนำ การให้คําปรึกษา (Counseling) การปรึกษากันแบบกลุ่มย่อยในแนวทางพัฒนา เช่น หากจะพัฒนาด้านการประชาสัมพันธ์การเปิดรับสมัครผู้สนใจเข้าศึกษาต่อ อาจจะร่วมทำ (workshop ) ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญจากคณะหรือสาขาที่มีผู้สมัครมาก อาจจะการวิเคราะห์กลุ่มลูกค้า การขยายฐานลูกค้า การสร้าง Branding การประชาสัมพันธ์เชิงรุก ให้มีประสิทธิภาพ หรือ หากจะพัฒนาฐานข้อมูลด้านการศึกษา หารือ รูปแบบการนำเสนอข้อมูลกับผู้บริหาร หารือการจัดเตรียมข้อมูลเพื่อจัดทำฐานข้อมูลร่วมกับนักวิชาการคอมพิวเตอร์
10 ; การเรียนรู้ด้วยตนเอง (self -Learning )
การ เรียนใน classroom ทั้งแบบ Onsite, Online การอ่านหนังสือ การอ่านบทความ การเข้าไปสืบค้นหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบ หรือการพัฒนาตนเองในด้านความรู้ ความสามารถทั่วไปเช่น ด้านภาษาอังกฤษ, ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ด้านการผลิตสื่อประชาสัมพันธ์ การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐาน โดยในมหาวิทยาลัยมหิดลมีช่องทางการเรียนรู้ที่สามารถเลือกเรียนได้หลายช่องทางเช่น Coursella, KM master class, MuX ซึ่งเมื่อจบคอร์ส จะมีการสอบ และมีการให้ online certificate ด้วย สำหรับการปฏิบัติงานในการขับเคลื่อนพันธกิจหลักขององค์กร ผู้บริหารอาจพิจารณา มอบหมายให้รับการอบรมตามบทบาทหน้าที่
ในบางสถานการณ์ อาจต้องเรียนเพิ่มเติม เช่น ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มาตรฐานข้อมูลและความปลอดภัยทางไซเบอร์ ซึ่งบุคลากรในแต่ละฝ่ายอาจต้องเรียนรู้แนวปฏิบัติเพิ่มขึ้นด้วย ผู้บริหารอาจกำกับให้บางตำแหน่งเข้ารับการอบรมเฉพาะกิจ ให้มีความสามารถในทาง technical ให้กำกับดูแล ระบบ สามารถป้องกันการถูกโจมตีทางไซเบอร์ สำหรับผู้เกี่ยวข้องกับการดูแลระบบสารสนเทศในหน่วยงาน หรือฝ่ายอื่นๆ อาจได้รับมอบหมายให้เรียนรู้เพามเติมในแนวปฏิบัติเพื่อให้เกิดความปลอดภัย เช่น ฝ่ายการศึกษาต้องมีการเรียนรู้ด้านการจัดการข้อมูล การจัดเก็บ สำรองข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อความปลอดภัย
การเรียนรู้ แนวปฏิบัติในการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล การจำแนกข้อมูลอ่อนไหวของผู้มีส่วนได้เสีย การปฏิบัติตาม แนวทาง พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล Personal Data Protection Act (PDPA) การจัดทำแผนผังการไหลเวียนข้อมูล (Data Flow Mapping) การจัดเก็บ การถูกส่งผ่านข้อมูล การจัดเก็บ การเข้าถึงข้อมูล
ผู้บริหารระดับต่างๆ สามารถพิจารณามอบหมายให้เข้ารับการพัฒนาศักยภาพรายบุคคลตามตำแหน่ง ภาระงาน และหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบ หรือการพิจารณาร่วมกันระหว่างผู้บริหารองค์กร ฝ่ายงานที่สังกัด ฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องและบุคลากรผู้ปฏิบัติงานว่าประเด็นใดที่บุคลากรคนนั้นๆ ควรพัฒนาเป็นลำดับแรก ซึ่งพิจารณาตามความจำเป็น ความเร่งด่วน เพื่อให้บุคลากรมีความเชี่ยวชาญในงานมากขึ้น ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานรายบุคคลสูงขึ้น ภาพรวมในการดำเนินงานองค์กรดีขึ้น
อีกรูปแบบหนึ่งในการเรียนรู้ด้วยตนเอง ของบุคลากรรายนั้นๆ อาจจะพิจารณาการประเมินตัวเอง เสริมจุดเด่น หรือพัฒนาในส่วนที่ไม่เชี่ยวชาญ แต่จำเป็นต้องใช้ทักษะในการให้บริการ เช่นคอร์สพัฒนาด้านทักษะการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษ การเขียนจดหมาย เขียนเมลล์ การบันทึก ร่างรายงานการประชุม คอร์สพัฒนาทักษะในการสื่อสาร (Communication Skills) ซึ่งสถาบันฯ ส่งบุคลากรด้านการศึกษาทั้งหมด เข้าเรียน เพื่อฝึกการฟัง การพูด การออกเสียงภาษาอังกฤษ เพื่อให้การสื่อสารกับนักศึกษาต่างชาติให้มีประสิทธิผลมากขึ้น
ตัวอย่างการเลือกประเด็นที่จะนำมาพัฒนาหรือหัวข้อที่จะเรียนรู้ รวมถึง อาจจะนำผลลัพท์ของการสอบถามความพึงพอใจในการให้บริการของภาพรวมในงานมาพิจารณาร่วม เช่น งานการศึกษาอาจได้รับข้อเสนอแนะเพิ่มเติมของนักศึกษาที่อยากจะให้มีบริการจัดอบรม เช่น เดิมบุคลากรท่านหนึ่ง ให้บริการด้ารคำแนะนำเรื่องหนึ่งแก่นักศึกษา นักศึกษาแต่ละคนจะเข้ามาสอบถามในเรื่องดังกล่าวเป็นจำนวนมาก เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้บริการ บุคลากรในฝ่ายที่รับผิดชอบในการให้ข้อมูลนั้น ก็อาจจะปรับรูปแบบการให้บริการ มาเป็นโครงการต่างๆ ที่มีตัวชี้วัดที่จะช่วยประเมินผลการจัดกิจกรรม ซึ่งจะเป็นการพัฒนางานด้านการให้บริการตามระบบประกันคุณภาพการศึกษาในภาพรวมได้ด้วย โดยบุคลากรคนดังกล่าวอาจถูกมอบหมายให้เข้าเรียนรู้จากคอร์สต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม เพื่อให้เชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวหรือเสนอขอเรียนรู้เพื่อให้พัฒนาความสามารถให้ตรงกับงานที่ตัวเองรับผิดชอบให้ชำนาญขึ้น
เพราะฉะนั้นการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล สำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านการศึกษาจึงสำคัญมากเพราะนอกจากจะพัฒนาบุคลากรที่ปฏิบัติงานตามหน้าที่ต่างๆให้มีศักยภาพสูงขึ้นแล้ว ยังส่งผลต่อผู้รับบริการโดยตรง ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้การดำเนินงานภาพรวมขององค์กรดีขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม
