รู้ไหมว่า MUSIS คืออะไร ?? บางคนอาจจะคิดว่ามันคืออักษรย่อของระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างหนึ่ง หรือ ชื่อย่อภาษาอังกฤษหน่วยงานราชการ ซึ่งไม่ถูก เพราะ MUSIS มีที่มาจาก คำว่า Mahidol University Shared Information Service System : MUSIS นั่นเอง ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยมหิดล โดยทำหน้าที่เป็นระบบกลางในการส่งข้อมูลหนังสือราชการระหว่างหน่วยงานภายใน เพื่อให้การทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน สะดวก รวดเร็ว และแต่ละหน่วยงานสามารถติดตามการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนว่าได้สิ้นสุดกระบวนการใดบ้างแล้วนั่นเอง

กล่าวถึงที่มาของระบบ MUSIS นั้นได้เริ่มคิดค้นตั้งแต่ปี พ.ศ. 2552 มหาวิทยาลัยมหิดลได้จัดทำแผนยุทธศาสตร์ ในการเป็นมหาวิทยาลัยที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเป็นพื้นฐานเพื่อการพัฒนา (ICT-based University) เพื่อที่จะใช้เทคโนโลยีเป็นกลไกในการขับเคลื่อน มหาวิทยาลัยมหิดลจึงได้ดำเนินการจ้างที่ปรึกษาพัฒนาและติดตั้งระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการดำเนินงานภายในมหาวิทยาลัยมหิดล (Mahidol University Shared Information Service System : MUSIS) ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่รองรับการปฏิบัติงานด้านการบริหาร ด้านงานเอกสาร ด้านการเรียนการสอน ด้านการวิจัย ให้มีประสิทธิภาพ โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นระบบงานที่อยู่ในการพัฒนาในระยะแรก และเป็นระบบนำร่อง ซึ่งได้เริ่มใช้งานตั้งแต่เดือนกรกฏาคม พ.ศ. 2553 เป็นต้นมา จนกระทั่งวันที่ 1 มกราคม 2556 มหาวิทยาลัยมีนโยบายให้ทุกส่วนงานใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (MUSIS) เพียงระบบเดียว

          โดยระบบ MUSIS สามารถทำงานด้านงานสารบรรณได้ดังนี้

           1) การลงทะเบียนรับหนังสือเข้าจากภายนอก

          2) ออกเลขหนังสือส่งของส่วนงาน

          3) ค้นหาหนังสือ และติดตามการดำเนินงาน

ซึ่งจากการนำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้พัฒนางานสารบรรณภายในมหาวิทยาลัย ทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วทันต่อเวลาและสถานการณ์จำเป็นเร่งด่วน สามารถค้นหาและติดตามหนังสือได้ทันทีว่าอยู่ขั้นตอนใด สามารถลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ช่วยให้ผู้บริหารมีความคล่องตัวในการพิจารณาการอนุมัติหนังสือได้เร็วขึ้น ลดจำนวนบุคลากรที่ปฏิบัติงาน และประหยัดงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ จึงถือได้ว่าการดำเนินงานผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้หน่วยงานมากยิ่งขึ้น

เรื่องโดย จิราภรณ์ การะเกตุ สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ ม.มหิดล