ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2552 มหาวิทยาลัยมหิดลได้จัดทำแผนยุทธศาสตร์ ซึ่งกำหนดให้ระบบสารสนเทศเป็นส่วนสนับสนุนในการขับเคลื่อนให้มหาวิทยาลัยบรรลุเป้าหมายตามยุทธศาสตร์ที่กำหนดไว้ โดยมียุทธศาสตร์ในการเป็นมหาวิทยาลัยที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเป็นพื้นฐานเพื่อการพัฒนา (ICT-based University) เพื่อที่จะใช้เทคโนโลยีเป็นกลไกในการขับเคลื่อน เพื่อมุ่งสู่การเป็นมหาวิทยาลัยระดับโลก (World Class University) มหาวิทยาลัยมหิดลจึงได้ดำเนินการจ้างที่ปรึกษาพัฒนาและติดตั้งระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารและการดำเนินงานภายในมหาวิทยาลัยมหิดล (Mahidol University Shared Information Service System : MUSIS) ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่รองรับการปฏิบัติงานด้านการบริหาร ด้านงานเอกสาร ด้านการเรียนการสอน ด้านการวิจัย ให้มีประสิทธิภาพ โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นระบบงานที่อยู่ในการพัฒนาในระยะแรก และเป็นระบบนำร่อง ซึ่งได้เริ่มใช้งานตั้งแต่เดือนกรกฏาคม พ.ศ. 2553 เป็นต้นมา จนกระทั่งวันที่ 1 มกราคม 2556 เป็นต้นมา มหาวิทยาลัยมีนโยบายให้ทุกส่วนงานใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (MUSIS) เพียงระบบเดียว
งานสารบรรณ สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ ได้เริ่มนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (MUSIS) เข้ามาใช้จริงตั้งแต่ปี พ.ศ. 2556 เพื่อให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยและเพื่อความสะดวกในการใช้งานซึ่งการจัดเก็บสำเนาเอกสารเป็นแบบดิจิตอลและสามารถเรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ อีกทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในมหาวิทยาลัยให้คล่องตัว สะดวก รวดเร็ว และสามารถติดตามสถานะของเอกสารได้ โดยระบบ MUSIS อยู่ภายใต้งานบริหารเอกสาร กองบริหารงานทั่วไป มหาวิทยาลัยมหิดล โดยงานสารบรรณสามารถใช้ระบบ MUSIS ได้ดังนี้
1) การลงทะเบียนรับหนังสือเข้าจากภายนอก
ภาพที่ 1 ตัวอย่างรายงานหนังสือเข้า
2) ออกเลขหนังสือส่ง
- ซึ่งเป็นเลขหนังสือเฉพาะของแต่ละหน่วยงาน เช่น ของสถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้จะใช้ เลขที่ ศธ 0517.34/... เป็นต้น
ภาพที่ 2 ตัวอย่างรายงานหนังสือออก
3) ค้นหาหนังสือ และติดตามการดำเนินงาน
3.1 การค้นหาหนังสือให้ Click ที่เครื่องหมายไข่ปลา (...) จากนั้นจะปรากฎช่องสี่เหลี่ยมให้พิมพ์สัญลักษณ์ดอกจัน (*) หน้าชื่อเรื่องตามด้วยคำสำคัญ (keyword) ของหนังสือนั้นๆ กด Enter
ภาพที่ 3 ตัวอย่างการค้นหาหนังสือ
3.2 การติดตามสถานะการดำเนินการของเอกสารที่ค้นหาในหน้าต่างของเอกสารดังภาพให้เลือกปุ่ม “แสดงรายละเอียดส่งออก”
ภาพที่ 4 ตัวอย่างหน้าต่างการติดตามสถานะการดำเนินงานของหนังสือออก
เมื่อ Click ปุ่ม “แสดงรายละเอียดส่งออก” ระบบฯ จะแสดง Flow ของการส่งเอกสาร ดังนี้
ภาพที่ 5 Flow การส่งหนังสือออก
จากภาพที่ 5 สามารถอธิบายได้ว่า
- หนังสือฉบับนี้สร้างขึ้นจากสถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ เลขที่หนังสือ ศธ 0517.34/00358 ส่งมายังสถาบันบริหารจัดการเทคโนโลยีและนวัตกรรม เมื่อวันที่ 25 มิถุนายน 2561 และลงทะเบียบรับเอกสาร วันที่ 25 มิถุนายน 2561
- สถาบันบริหารจัดการเทคโนโลยีและนวัตกรรม ได้เลขทะเบียนรับหนังสือ IN2561/03344 ลงวันที่ 28 มิถุนายน 2561 และส่งไปยังเลขาฯ อธิการบดี (คุณณัจนา) เพื่อดำเนินการต่อไป เลขาฯ อธิการบดี ลงทะเบียนรับเอกสารดังกล่าว 28 มิถุนายน 2561
- เลขาฯ อธิการบดี (คุณณัจนา) ดำเนินการแล้วเสร็จและเสนอเอกสารดังกล่าวถึงอธิการบดีลงนามวันที่ 28 มิถุนายน 2561 โดยเลขาฯ อธิการบดี (คุณณัจนา) ลงทะเบียนส่งหนังสือ PD2561/03312 ส่งมายังสถาบันบริหารจัดการเทคโนโลยีและนวัตกรรม วันที่ 28 มิถุนายน 2561 ยังไม่ลงทะเบียนรับเอกสาร
- สถาบันบริหารจัดการเทคโนโลยีและนวัตกรรม ได้เลขทะเบียนรับหนังสือ IN2561/03344ลงวันที่ 29 มิถุนายน 2561 และส่งไปยังสถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ ยังไม่ลงทะเบียนรับเอกสาร
ดังนั้นสถานะของเอกสารฉบับนี้ คือ ผ่านการเสนออธิการบดีแล้วและเอกสารอยู่ระหว่างส่งคืนสถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้
จากการนำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้พัฒนางานสารบรรณของสถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ ทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วทันต่อเวลาและสถานการณ์จำเป็นเร่งด่วน ทำให้สามารถค้นหาและติดตามหนังสือได้ทันทีว่าอยู่ขั้นตอนใด สามารถลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ช่วยให้ผู้บริหารมีความคล่องตัวในการพิจารณาการอนุมัติหนังสือได้เร็วขึ้น ลดจำนวนบุคลากรที่ปฏิบัติงาน และประหยัดงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ จึงถือได้ว่าการดำเนินงานผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้หน่วยงานมากยิ่งขึ้น
เรื่องโดย จิราภรณ์ การะเกตุ สถาบันนวัตกรรมการเรียนรู้ ม.มหิดล
