VoIP ช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กรได้จริงหรือ ?
ระบบโทรศัพท์ภายในองค์กร และการใช้ Application เป็นระบบที่บริษัทควรใช้ควบคู่กันไปมากกว่าการเลือกใช้ระบบใดระบบหนึ่ง โดย VoIP จะเข้ามาช่วยลดค่าใช้จ่ายดังนี้
1. ลดค่าใช้จ่ายในการโทรศัพท์ แยกประเด็นได้ดังนี้ 1.1 ระบบสามารถเลือกช่องทางการโทรออกที่ประหยัดที่สุดในการโทร เช่น หากเรากดโทรเป็นเบอร์ 02-xxx-xxxx ระบบจะไปใช้ช่องทางการโทรออกด้วยเบอร์ 02 ออกไปทำให้เกิดการโทรระหว่าง 02 กับ 02 จะได้ค่าโทรที่ถูก อัตรา 3 บาท/ครั้ง (อ้างอิงค่าโทรจาก TOT) หรือหากเป็นเบอร์มือถือ เช่น 081 - xxx- xxxx ระบบก็จะไปเลือกใช้ช่องทางการโทรออกมือถือที่ถูกที่สุด อาจจะไปโทรออกผ่าน Account โทรผ่านเน็ต (ผู้ให้บริการ VoIP เช่น CAT หรือ TOT ) ซึ่งอัตราค่าโทร อยู่ประมาณ 0.70 บาท / นาที หรือ ผ่าน GSM Gateway และระบบยังสามารถวิ่งไปอาศัยช่องทางการโทรออกของแต่ละสาขาได้
2. ค่าใช้จ่ายในการโทรข้ามกันระหว่างสาขาจะเป็น 0 บาท ระบบ VoIP นั้นทำงานอยู่บนพื้นฐาน Network ซึ่งส่วนใหญ่สำนักงานต่างๆ จะมีการเชื่อมต่อระบบกับสาขาเพื่อส่งข้อมูลในกิจการถึงกัน อาทิเช่น Warehouse กับ สำนักงานใหญ่ เราจะใช้การเชื่อมต่อนี้ มาเชื่อมต่อการพูดคุยระบบ VoIP จึงทำให้เราไม่จำเป็นต้องมีการตัดการโทรออกภายนอกใดๆ ไปยังช่องทางที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเลย เช่น นาย อมร แผนกขนส่งจังหวัดระยอง (เบอร์ภายใน 300) ต้องการติดต่อกับ นาง สมัย แผนกการเงินที่กรุงเทพ (เบอร์ภายใน 201) นายอมร เพียงกด 201 นายอมรก็ติดต่อกับนางสมัยได้แล้ว ถ้าเป็นระบบโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิม นาย อมร อาจจะต้องเสียค่าโทร อย่างน้อย 10 บาท ผ่านการโทรด้วยมือถือ หรือ การโทรข้ามจังหวัด ในการติดต่อกับนางสมัย เป็นต้น
3. ค่าบำรุงรักษา ระบบ VoIP ทำงานอยู่บน Network ก็เท่ากับว่าเราไม่จำเป็นต้องแบ่งการดูแลโทรศัพท์ กับ Network แยกจากกัน ระบบVoIP ใช้สาย LAN หรือ WiFi ในการเชื่อมต่อ หากมีการขึ้นระบบเราไม่ต้องเดินสายทองแดงสำหรับโทรศัพท์เพิ่มเติมให้เปลืองค่าใช้จ่าย เราสามารถใช้สาย LAN ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ เชื่อมต่อระบบนี้ได้ โดยโทรศัพท์ VoIP จะมี 2 Port LAN จึงทำให้ LAN เส้นเดียว สามารถต่อใช้งานได้ทั้งคอมพิวเตอร์ และ โทรศัพท์สำนักงาน
และระบบ VoIP ยังมีการดูแลที่ง่ายกว่าระบบ Analog Phone เพราะ เพียงเราเข้าไปที่ IP ที่อุปกรณ์อยู่จากที่ไหนก็ได้ เราสามารถ เข้าไปทำการแก้ไข วิเคราะห์การใช้งานได้ผ่าน Web GUI หากมีพื้นฐานทางด้าน IT ก็สามารถดูแลระบบ ปรับเปลี่ยนแก้ไขได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเรียกช่างเฉพาะทางเข้ามาจัดการเหมือนก่อน
ในบทความนี้จะเน้นไปเรื่องของการประหยัดเงินในกระเป๋าเป็นหลัก ซึ่งมีผลวิจัยจำนวนมาก แบบเป็นทางการและได้รับการรับรอง มีการพิสูจน์ สถิติ ออกมาให้เห็นภาพเกี่ยวกับเรื่อง VoIP ลดค่าใช้จ่าย
