E-Document คืออะไร
E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ ข้อมูลที่สามารถสร้างส่ง-รับ หรือเก็บรักษาด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถเข้าถึงและนำมาใช้อ้างอิงได้ในภายหลัง โดยเนื้อหาจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่การสร้างครั้งแรก ระบบ E-Document สามารถรองรับเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางธุรกิจ สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานต่าง ๆ การทำงานด้วยระบบ E-Document ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ มีความปลอดภัย และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา
ประเภทของ E-Document
E-Document สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามลักษณะการใช้งานและความน่าเชื่อถือทางกฎหมาย โดยแต่ละประเภทมีคุณสมบัติและการนำไปใช้ที่แตกต่างกัน องค์กรสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมกับความต้องการและข้อกำหนดทางกฎหมายได้
1. E-Document ที่ไม่ลงลายมือชื่อ (Unsigned E-Document)
Unsigned E-Document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องลงลายมือชื่อรับรอง เหมาะสำหรับเอกสารภายในองค์กรที่ไม่ต้องการความน่าเชื่อถือทางกฎหมาย เช่น บันทึกภายใน รายงานการประชุม หรือเอกสารประกอบการทำงานทั่วไป ระบบจะบันทึกข้อมูลการสร้าง แก้ไข และเข้าถึงเอกสาร ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติการทำงานได้ แม้จะไม่มีลายเซ็นรับรอง แต่ยังคงมีความปลอดภัยผ่านระบบการจัดการสิทธิ์และการเข้ารหัสข้อมูล
2. E-Document ที่ลงลายมือชื่อ (Signed E-Document)
Signed E-Document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อรับรองความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ ใช้สำหรับเอกสารที่ต้องการผลทางกฎหมาย เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารทางการเงิน การลงลายมือชื่อดิจิทัลจะใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้ไม่สามารถปลอมแปลงหรือแก้ไขเอกสารได้หลังจากการลงนาม และสามารถตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นได้
ข้อดีของ E-Document
การนำระบบ E-Document มาใช้ในองค์กรมีประโยชน์มากมาย ทั้งด้านการจัดการ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพการทำงาน มาดูข้อดีในการใช้ E-Document ในแต่ละด้านกัน
1. จัดการเอกสารในองค์กรได้ง่ายขึ้น
การใช้ระบบ E-Document ช่วยให้การจัดการเอกสารในองค์กรเป็นระบบมากขึ้น เพราะสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบคลาวด์ ทำให้ค้นหาและเรียกดูได้ทุกที่ทุกเวลา ระบบยังมีการจัดหมวดหมู่และมีการจัดทำดรรชนีอัตโนมัติ (Automatic indexing) ทำให้สามารถช่วยลดเวลาในการค้นหาได้ นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารและทำลายเอกสารอัตโนมัติตามนโยบายขององค์กรได้อีกด้วย
2. ทำงานกับระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย
ระบบ E-Document สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการและแพลตฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็น Windows, macOS, iOS หรือ Android ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกอุปกรณ์ การแชร์และทำงานร่วมกันบนเอกสารทำได้ง่าย โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความเข้ากันได้ของระบบ นอกจากนี้ ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร เช่น ระบบ ERP หรือระบบ CRM เพื่อการทำงานที่ครบวงจร
3. สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารในองค์กร
ระบบ E-Document มีระบบจัดการสิทธิ์ที่ยืดหยุ่น สามารถกำหนดได้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึง ดู แก้ไข หรือแชร์เอกสารใดบ้าง ทำให้ข้อมูลสำคัญขององค์กรถูกจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยระบบจะบันทึกประวัติการเข้าถึงและการทำงานกับเอกสารทุกครั้ง ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไรกับเอกสารบ้าง จึงสามารถเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานได้ด้วย
4. ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ
การใช้ E-Document ช่วยลดต้นทุนในหลายด้าน ทั้งค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าจัดเก็บเอกสาร และค่าขนส่งเอกสาร นอกจากนี้ ยังช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาและจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน พนักงานสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน ลดการทำงานซ้ำซ้อน
5. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบ E-Document มีระบบรักษาความปลอดภัยหลายชั้น ทั้งการเข้ารหัสข้อมูล การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย และการบันทึกประวัติการใช้งาน ช่วยป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ ยังมีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากภัยพิบัติต่าง ๆ
