ช่วงนี้หลายหน่วยงานเริ่มสนใจใช้ AI เข้ามาช่วยงานเอกสาร เช่น อ่านใบเสร็จ ตรวจแบบฟอร์ม สรุปข้อความ แยกประเภทเอกสาร หรือช่วยตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้น หลายคนอาจสงสัยว่า AI ทำได้จริงแค่ไหน และเราจะไว้ใจได้มากแค่ไหน
คำตอบคือ AI ช่วยได้จริง โดยเฉพาะงานที่ซ้ำ ๆ ใช้เวลามาก และมีรูปแบบเอกสารค่อนข้างชัดเจน แต่ AI ยังไม่ควรถูกใช้แทนคนทั้งหมด โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับเงิน ข้อมูลส่วนบุคคล หรือการตัดสินใจสำคัญ
AI ตรวจเอกสารทำงานอย่างไร ?
โดยทั่วไปการตรวจเอกสารด้วย AI มักเริ่มจาก OCR ก่อน
OCR คือเทคโนโลยีที่ช่วยอ่านข้อความจากรูปภาพหรือไฟล์สแกน เช่น ใบเสร็จ PDF หรือภาพถ่ายเอกสาร แล้วแปลงเป็นตัวอักษรที่คอมพิวเตอร์อ่านได้
หลังจากนั้น AI หรือระบบประมวลผลเอกสารจะช่วยทำงานต่อ เช่น
- ดึงวันที่จากใบเสร็จ
- ดึงยอดเงิน
- อ่านชื่อร้านค้า
- แยกประเภทเอกสาร
- ตรวจว่ากรอกข้อมูลครบหรือไม่
- เปรียบเทียบข้อมูลกับเงื่อนไขที่กำหนด
- แจ้งเตือนกรณีข้อมูลดูผิดปกติ
ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรมีระบบเบิกสวัสดิการ AI อาจช่วยอ่านใบเสร็จและบอกได้เบื้องต้นว่า “เอกสารนี้มีวันที่ ยอดเงิน และชื่อร้านครบ” หรือ “เอกสารนี้ภาพไม่ชัด ควรให้เจ้าหน้าที่ตรวจซ้ำ”
AI ช่วยลดงานซ้ำ ๆ ได้ดี
งานเอกสารจำนวนมากมีลักษณะซ้ำ เช่น ตรวจว่ามีข้อมูลครบไหม อ่านยอดเงินจากใบเสร็จ หรือจัดหมวดหมู่ไฟล์ ถ้าให้คนตรวจทั้งหมดอาจใช้เวลามาก AI จึงเหมาะกับการช่วยคัดกรองเบื้องต้น
ประโยชน์ที่เห็นได้ชัด เช่น
- ลดเวลาการอ่านเอกสารทีละใบ
- ลดการกรอกข้อมูลซ้ำ
- ช่วยจัดหมวดหมู่เอกสาร
- ช่วยแจ้งเตือนเอกสารที่ข้อมูลไม่ครบ
- ช่วยให้เจ้าหน้าที่โฟกัสเฉพาะรายการที่มีปัญหา
พูดง่าย ๆ คือ AI เหมือนผู้ช่วยด่านแรก ช่วยแยกงานง่ายออกจากงานที่ต้องใช้คนตัดสินใจ
แต่ AI ยังผิดพลาดได้
แม้ AI จะเก่งขึ้นมาก แต่ก็ยังมีโอกาสอ่านผิด โดยเฉพาะกรณีเหล่านี้
- ภาพไม่ชัด
- ตัวอักษรเบลอ
- เอกสารเอียง
- มีแสงสะท้อน
- ลายมืออ่านยาก
- รูปแบบเอกสารไม่เหมือนกัน
- ตัวเลขคล้ายกัน เช่น 0 กับ 8 หรือ 1 กับ 7
- เอกสารมีตารางซับซ้อน
ดังนั้นถ้าเป็นข้อมูลสำคัญ เช่น ยอดเงิน วันที่ เลขบัญชี เลขบัตรประชาชน หรือผลการอนุมัติ ควรมีคนตรวจสอบซ้ำเสมอ
สิ่งที่ควรระวัง: ข้อมูลส่วนบุคคล
เอกสารหลายชนิดมีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน ข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลการเงิน หรือข้อมูลนักศึกษา ถ้านำเอกสารเหล่านี้ไปใส่ใน AI สาธารณะโดยไม่ระวัง อาจเกิดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลรั่วไหลหรือใช้ข้อมูลผิดวัตถุประสงค์ได้
ก่อนใช้ AI กับเอกสารจริง ควรถามตัวเองก่อนว่า
- เอกสารนี้มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่
- จำเป็นต้องส่งข้อมูลทั้งหมดเข้า AI หรือไม่
- สามารถปิดทับข้อมูลสำคัญก่อนส่งได้ไหม
- เครื่องมือ AI ที่ใช้เก็บข้อมูลไว้อย่างไร
- ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลที่อัปโหลดได้บ้าง
- มีนโยบายองค์กรอนุญาตหรือไม่
ถ้าเป็นเอกสารภายในองค์กรหรือข้อมูลสำคัญ ควรใช้ระบบที่องค์กรควบคุมได้ ไม่ควรนำไปอัปโหลดในเครื่องมือสาธารณะโดยไม่ตรวจสอบเงื่อนไขการใช้งาน
AI ควรเป็น “ผู้ช่วย” ไม่ใช่ “ผู้ตัดสินสุดท้าย”
แนวทางที่เหมาะสมคือให้ AI ช่วยตรวจเบื้องต้น แล้วให้คนเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย โดยเฉพาะงานที่มีผลต่อสิทธิ เงิน หรือสถานะของบุคคล
ตัวอย่างการใช้งานที่เหมาะสม:
- AI อ่านข้อมูลจากใบเสร็จ
- ระบบให้คะแนนความมั่นใจ เช่น อ่านยอดเงินมั่นใจ 95%
- รายการที่มั่นใจสูงส่งให้เจ้าหน้าที่ตรวจเร็วขึ้น
- รายการที่มั่นใจต่ำหรือผิดเงื่อนไขให้เจ้าหน้าที่ตรวจละเอียด
- เจ้าหน้าที่เป็นผู้อนุมัติหรือปฏิเสธรายการ
วิธีนี้ช่วยให้ได้ทั้งความเร็วและความรอบคอบ
ถ้าจะเริ่มใช้ AI ตรวจเอกสาร ควรเริ่มอย่างไร
ควรเริ่มจากงานเล็ก ๆ ที่ความเสี่ยงไม่สูงก่อน เช่น
- เลือกเอกสารที่มีรูปแบบชัดเจน
เช่น ใบเสร็จที่มีข้อมูลคล้ายกัน หรือแบบฟอร์มที่องค์กรกำหนดเอง - กำหนดว่าต้องอ่านข้อมูลอะไร
เช่น วันที่ ยอดเงิน ชื่อผู้ขาย เลขที่เอกสาร - ทดสอบกับเอกสารตัวอย่างจำนวนหนึ่ง
ดูว่า AI อ่านถูกแค่ไหน ผิดตรงไหนบ่อย - กำหนดจุดที่ต้องให้คนตรวจซ้ำ
เช่น ยอดเงิน วันที่ หรือข้อมูลที่อ่านไม่มั่นใจ - วางมาตรการเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
เช่น ปิดทับข้อมูลที่ไม่จำเป็น จำกัดสิทธิ์คนเข้าถึง และกำหนดระยะเวลาเก็บไฟล์
สรุป
AI กับการตรวจเอกสารเป็นเรื่องที่น่าสนใจมาก และช่วยงานได้จริง โดยเฉพาะงานที่มีเอกสารจำนวนมากและต้องตรวจซ้ำ ๆ แต่ต้องใช้อย่างเข้าใจข้อจำกัด
AI อ่านได้เร็ว แต่ยังอ่านผิดได้
AI ช่วยคัดกรองได้ แต่ไม่ควรตัดสินแทนคนทั้งหมด
AI ช่วยลดงานได้ แต่ต้องระวังข้อมูลส่วนบุคคล
ถ้าใช้ให้ถูกทาง AI จะไม่ใช่เครื่องมือมาแทนคน แต่เป็นผู้ช่วยที่ทำให้คนทำงานได้เร็วขึ้น รอบคอบขึ้น และมีเวลาไปจัดการเรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจมากกว่าเดิม
แหล่งอ้างอิง
- https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/5298850
- https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/ai/NIST.AI.600-1.pdf
