จุลสารนวัตกรรม ฉบับที่ 69 – สาระน่ารู้ เรื่อง ถอดบทเรียนกิจกรรมอบรมเชิงปฏิบัติการ “EdPEx SAR Workshop”

Newsletters

ถอดบทเรียนกิจกรรมอบรมเชิงปฏิบัติการ “EdPEx SAR Workshop”

เรื่อง : อนงค์นาฏ พัฒนศักดิ์ศิริ

1. สรุปเนื้อหากิจกรรมอบรมเชิงปฏิบัติการ “EdPEx SAR Workshop” 1.1 Understanding and use of feedback report Baldrige Excellence Framework เป็นแม่แบบที่ประเทศไทยได้นำมาแปลเป็นเกณฑ์ภาษาไทยและใช้ชื่อว่า Thailand Quality Award โดยเริ่มในปี พ.ศ.2545 (ค.ศ.2002) และสำหรับภาคการศึกษาได้มีอีกชื่อเรียกว่า “เกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ (Education Performance Excellence: EdPEx)” นอกจากนั้นยังมีหลายภาคส่วนที่ใช้กรอบแนวคิดเดียว คือ
    • มาตรฐานโรงพยาบาลและบริการสุขภาพ (Hospital accreditation: HA) ของสถาบันรับรองคุณภาพสถานพยาบาล (สรพ.)
    • เกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (Public Sector Management Quality Award PMQA) ของสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (กพร.)
    • ระบบการประเมินคุณภาพรัฐวิสาหกิจ (State Enterprise Performance Appraisal SEPA) ของสำนักงานคณะกรรมการนโยบายรัฐวิสาหกิจ
มหาวิทยาลัยมหิดลนำเกณฑ์ EdPEx มาใช้เพื่อ
    • การเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคล
    • การส่งมอบคุณค่าที่ดีขึ้นให้ผู้เรียน ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
    • การปรับปรุงประสิทธิผลและขีดความสามารถโดยรวมขององค์กร
    • ความยั่งยืนขององค์กร
EdPEx Assessment Cycle
    • Self-Assessment Report
    • Assessment
    • Use of Feedback Report
    • Closing the gaps
Feedback Report ประกอบไปด้วย
  • Key Theme
    • Process Items
      • จุดเด่นหรือแนวปฏิบัติที่ดีในส่วนกระบวนการการดำเนินงานขององค์กร
      • โอกาสพัฒนาที่สำคัญ หรือประเด็นที่สมควรพิจารณาทบทวนในส่วนกระบวนการดำเนินงาน
    • Result Items
      • จุดเด่นในหมวดผลลัพธ์ที่มีความสอดคล้องและมีความสำคัญต่อการบรรลุพันธกิจ
      • โอกาสพัฒนาที่สำคัญ หรือประเด็นที่สมควรพิจารณาทบทวนในส่วนผลลัพธ์ที่มีความสอดคล้อง และมีความสำคัญต่อการบรรลุพันธกิจ
    • Score Band ภาพรวม คือ การแบ่งระดับพัฒนาการของส่วนงานที่รับการตรวจประเมินตามเกณฑ์ EdPEx โดยแบ่งเป็นทั้งหมด 5 Band และให้คะแนนแยกระหว่างคะแนนหมวดกระบวนการ และหมวดผลลัพธ์
    • Feedback รายหมวด เป็นการแสดงรายละเอียดจุดแข็งและโอกาสพัฒนาเป็นรายหมวด
    • Score Band รายหมวด เป็นการแสดงแถบคะแนนตามรายหมวด อยู่ในแต่ละหมวดอยู่ในแถบคะแนนอะไร ซึ่งแถบคะแนนจะมีทั้งหมด 6 แถบคะแนน โดยใช้เกณฑ์ A-D-L-I (Approach, Deployment, Learning, Integration) สำหรับหมวดกระบวนการ และใช้เกณฑ์ Le-T-C-I (Level, Trend, Comparison, Integration) สำหรับหมวดผลลัพธ์
โอกาสพัฒนาที่ส่วนงานส่วนใหญ่ได้รับจาก Feedback Report คือ
    • Missing Result = ไม่พบผลลัพธ์ที่สำคัญ
    • Result with negative/fluctuating trend = ผลลัพธ์เป็นด้านลบ แนวโน้มผันผวน
    • No Comparison = ผลลัพธ์ไม่มีการเปรียบเทียบ/เทียบเคียง
    • No segmentation = ผลลัพธ์ไม่แสดงตามกลุ่มที่แบ่งไว้ตามที่รายงาน
    • Result did not reach their target = ผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
Understand Feedback & Gap closing plan ประกอบไปด้วย
    • Understanding QA feedback =ทำความเข้าใจกับรายงานผลการตรวจประเมินจากคณะกรรมการตรวจประเมิน
    • Prioritize Gaps = จัดลำดับความสำคัญของประเด็นในโอกาสพัฒนา
    • Gap Closing planning = วางแผนเพื่อปิดประเด็นในโอกาสพัฒนาที่จัดลำดับความสำคัญ
    • Sharing and Discussion = แลกเปลี่ยนและอภิปรายแผนปิดประเด็นในโอกาสพัฒนากับผู้เกี่ยวข้อง
Gap closing plan
    • กำหนดประเด็นที่ต้องดำเนินการโดยจากโอกาสพัฒนาที่ได้รับจาก Feedback Report (What)
    • กำหนดวิธี/กิจกรรมจะดำเนินการเพื่อปิดประเด็นดังกล่าว (How)
    • ใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน (Who)
    • ระยะเวลาที่จะดำเนินการแต่ละกิจกรรมเมื่อใด (ระยะสั้น/ระยะยาว) (When)
ตัวอย่าง: Gap Closing Plan
No. Issue (What) Activities (How) Process Owner (Who) Timelines (When)
Short-term Long-term
1. การสื่อสารสร้างความผูกพันกับภาคส่วนอื่น ๆ วางระบบและกลไกในการสื่อสารเพื่อครอบคลุมตามที่ระบุไว้ในโครงร่างองค์กร ทีมบริหาร   3 เดือน 1 ปี
1.2 การเขียนรายงานส่่วนกระบวนการ         กระบวนการ (Process) คือ กิจกรรมที่เชื่อมโยงกันโดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อการผลิตสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า การจัดการศึกษา วิจัยและบริการทางการศึกษาอื่น ๆ ที่สำคัญตามพันธกิจ (educational program and service and service offerings) ขั้นตอนหรือกิจกรรมที่มีลำดับขั้นชัดเจนโดยมีองค์ประกอบคือ คน เครื่องจักร เครื่องมือ วัสดุ เทคนิค และการปรับปรุง         ความเป็นระบบ และมีประสิทธิผล สอดคล้องบูรณาการสู่ความสาเร็จขององค์กร ผ่านการเรียนรู้และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า “A-D-L-I” A-D-L-I ประกอบไปด้วย
  • Approach คือ แนวทาง
    • เป็นระบบ = มีขั้นตอน ผู้รับผิดชอบชัดเจน ทำซ้ำได้ และมีตัวชี้วัด
      • สามารถดูว่าเป็นระบบได้จาก D-R-M-P
          • Definable: กระบวนการมีขั้นตอนอย่างไร มีใครรับผิดชอบ มีกรอบระยะเวลาอย่างไร มีปัจจัยนำเข้าอะไรบ้าง มีผลผลิตเป็นอะไร
          • Repeatable: สามารถทาซ้ำได้
          • Measurable: วัดได้ตรวจสอบได้
          • Predictable: คาดการณ์ได้
    • มีประสิทธิผล = ผลลัพธ์ได้ตามคาด
  • Deployment คือ การนำไปปฏิบัติ
    • การนำแนวทางไปปฏิบัติอย่างทั่วถึงและจริงจัง
  • Learning คือ การเรียนรู้
    • การประเมินกระบวนการอย่างเป็นระบบ
    • การปรับปรุง และนวัตกรรมกระบวนการและแลกเปลี่ยนเรียนรู้
  • Integration คือ การบูรณาการ
    • ความสอดคล้องกับความต้องการขององค์กร
    • ความสอดคล้องและกลมกลืนกับแผนงาน กระบวนการ และผลลัพธ์
สรุปการเขียนรายงานส่วนกระบวนการที่ดีต้องแสดงให้เห็นว่า
  • มีแนวทางอย่างเป็นระบบ Systematic Approach
  • มีการนำไปใช้อย่างทั่วถึง (เท่าที่ทำได้) -Effective Deployment
  • มีการประเมินผล Process และนำผลกลับมาใช้ในการปรับปรุง –Learning
  • มีการเชื่อมโยงกับกระบวนการอื่น ๆ ภายในองค์กร Integration
  • เริ่มที่ระดับ Overall Questions ก่อน
  • และที่สำคัญ เขียนเท่าที่องค์กรทำ
  • หากมีกระบวนที่ยังไม่ได้ทำให้เป็นระบบให้ดำเนินการเป็นประเด็นสำหรับพัฒนาและทำ Gap Closing Plan
1.3 การเขียนรายงานส่วนผลลัพธ์
  • แนวทางการเขียนรายงานส่วนผลลัพธ์
  • เน้นผลลัพธ์ที่สำคัญให้ครบตามที่ระบุไว้ในเกณฑ์ และตามที่ระบุในบริบทขององค์กรตำมหมวดต่าง ๆ
  • เพื่อให้การนำเสนอผลลัพธ์มีประสิทธิผลต้องนำเสนอระดับผลการดำเนินการ
  • แนวโน้มเพื่อแสดงทิศทางของผลลัพธ์และอัตราการเปลี่ยนแปลง
  • เปรียบเทียบผลลัพธ์กับองค์กรอื่นที่เหมาะสม
  • ควรแสดงข้อมูลล่าสุดถึงแม้จะไม่เห็นแนวโน้มหรือข้อเปรียบเทียบที่ชัดเจน
  • นำเสนอให้กระชับ เข้าใจง่าย ใช้กราฟ/ตาราง ระบุเรื่องกราฟ/ตาราง ให้ชัดเจนปรับข้อมูลให้เป็นรากฐานเดียวกันเพื่อเปรียบเทียบกับองค์กรอื่น
ข้อควรทำในการรายงานผลลัพธ์
  • มีคำอธิบายภาพ ไม่ต้องอธิบายข้อมูลอย่างละเอียด
  • ระบุทิศทางที่พึงประสงค์
  • ในกราฟต้องกำหนดเป้าหมาย
  • ใช้กราฟที่มีแนวโน้มเชิงบวก
  • มาตราส่วนกำหนดให้เหมาะสมกับข้อมูล
  • มีเส้นแบ่งก่อนและหลังการพัฒนา (Option)
  • ใช้กราฟที่เป็นมาตรฐาน
  • ระบุส่วนประกอบของกราฟครบถ้วน
  • ใช้กราฟเรียบง่าย ไม่ยุ่งเหยิง
Le-T-C-I ประกอบด้วย
  • Level คือ ระดับ
    • ระดับผลการดำเนินการในปัจจุบันเมื่อเทียบกับเป้าหมาย
  • Trend คือ การนำไปปฏิบัติ
    • การเปลี่ยนแปลงของผลลัพธ์ระดับและแนวโน้มดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (3 จุด)
  • Comparison คือ การเปรียบเทียบ
    • เปรียบเทียบผลกับตัวเปรียบเทียบหรือตัวเทียบเคียงที่เหมาะสม (คู่แข่ง ภายในอุตสาหกรรม Best in class องค์กรตัวอย่าง)
  • Integration คือ การบูรณาการ
    • มีผลลัพธ์ที่สำคัญตามบริบทองค์กร และจำแนกตามกลุ่มที่จัดไว้ (เช่น ตามกลุ่มลูกค้า บุคลากร กระบวนการ และกลุ่มหลักสูตรและบริการที่สำคัญ)
สรุปแนวทางการเขียนรายงานส่วนผลลัพธ์ที่ดีต้องแสดงให้เห็นว่า
  • ผลลัพธ์ที่แสดงเป็นไปตาม Le-T-C-I หรือไม่
  • ผลลัพธ์นั้นเป็นไปตามข้อควรทำหรือไม่
  • หากมีผลลัพธ์ที่ยังไม่เป็นไปตามข้อด้านบนให้ดำเนินการเป็นประเด็นสำหรับพัฒนาและทำ Gap Closing Plan
สารบัญ

เนื้อหานี้มีประโยชน์กับท่านหรือไม่ โปรดให้คะแนน

น้อยที่สุดน้อยมากมากที่สุด (1 votes, average: 4.00 out of 4)
Loading…
Views : 68 views