หลักฐานแบบไหนที่ใช้เบิกจ่ายได้

การที่จะเบิกจ่ายเงินของส่วนราชการนั้น ต้องมีหลักฐานเพื่อใช้ในการเบิกซึ่ง ในหน่วยงาน ก็จะมีการกำหนด เป็นหลักเกณฑ์ หรือ ประกาศ แจ้งเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงาน ได้ยึดถือปฏิบัติ ให้ถูกต้อง มหาวิทาลัยมหิดล ได้ออกประกาศ เกี่ยวกับหลักฐานที่สามารถนำมาแนบการเบิกจ่าย โดยมีเอกสารดังต่อไปนี้ 

1 ใบเสร็จรับเงิน หรือ

2 ใบเสร็จรับเงินพร้อมใบกำกับภาษี หรือ

3 ใบสำคัญรับเงิน ซึ่งผู้รับเงินเป็นผู้ออกให้ หรือ

4 ใบรับรองการจ่ายเงินซึ่งผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรองการจ่าย หรือ

5 เอกสารหลักฐานการโอนเงินให้เจ้าหนี้โดยธนาคาร หรือ

6 รายงานการจ่ายเงินจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ของธนาคาร (e-Payment) หรือ

7 เอกสารอื่นใดที่กระทรวงการคลังหรือมหาวิทยาลัยกำหนดเป็นหลักฐานก

จ่ายเงิน

กรณีใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานแสดงการรับชำระเงินที่ออกโดยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้อง และให้ผู้ขอเบิกเงินลงลายมือชื่อรับรองด้วยข้อความว่า"ขอรับรองว่าใช้ปฏิบัติงานจริง"

และได้กำหนดว่า ใบเสร็จรับเงิน ที่นำมาเบิกอย่างน้อยต้องมีรายการดังต่อไปนี้

1 ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน สำหรับผู้ประกอบการนิติบุคคลซึ่งทะเบียนพาณิชย์ ต้องแสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไว้ด้วย

2 ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ

3 วัน เดือน ปี ที่รับเงิน

4 รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร

5 จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร

6 ลายมือชื่อของผู้รับเงิน

การจ่ายเงินรายการใด ซึ่งตามลักษณะไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้ ให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อรับเงินในใบสำคัญรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนซึ่งรับรองสำเนาถูกต้อง โดยให้ผู้ปฏิบัติงานที่จ่ายเงินลงนามรับรองการจ่ายเงินด้วยข้อความว่า "ขอรับรองว่าใช้ปฏิบัติงานจริง" แล้วจึงใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้

กรณีผู้ปฏิบัติงานจ่ายเงินไปโดยได้รับใบเสร็จรับเงินซึ่งมีรายการไม่ครบถ้วนตามที่กล่าวมาข้างต้น หรือกรณีซึ่งตามลักษณะไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญรับเงินจากผู้รับเงินได้ ให้ผู้ปฏิบัติงานนั้นจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินพร้อมลงนามรับรอง เพื่อนำมาเป็นเอกสารประกอบการขอเบิกเงินต่อมหาวิทยาลัย/

ส่วนงาน

จากประกาศ ข้างต้นจะเห็นได้ว่า มีเอกสารอะไรบ้างที่สามารถมาแนบการเบิกจ่ายได้บ้าง แต่ทั้งนี้ก็ต้องดูด้วยว่าการเบิกจ่ายแต่ละเรื่อง ควรได้รับเอกสารแบบใด เช่น ในเรื่องของการซื้อของกับบริษัท หลักฐานที่ควรได้รับ ก็ต้องพวกใบส่งของ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี แต่ถ้าเป็นการซื้อของกับร้านที่ไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคล เอกสารที่ได้รับ ก็อาจเป็น บิลเงินสด ซึ่งถ้ามีรายละเอียดไม่ครบถ้วนตามประกาศระบุไว้ ก็ให้ผู้ที่จ่ายเงินไป ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ถ้าเอกสารถูกต้อง ตามประกาศ  ก็สามารถนำมาประกอบการเบิกจ่ายได้ นอกจากเอกสารเหล่านี้ แล้วผู้เบิก ก็ต้องมีเอกสาร อย่างอื่นประกอบด้วย เช่น ขออนุมัติหลักการ ในการซื้อ เหล่านั้น และยังต้องมีประกาศรองรับ การเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย เป็นต้น ถ้ามีทุกอย่างครบก็สามารถเบิกได้แน่นอน

นีรชา  กลิ่นพยอม

ที่มา ประกาศมหาวิทยาลัยมหิตล เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการรับเงิน การเก็บรักษาเงิน การเบิกเงินการจ่ายเงิน และการควบคุมดูแลการจ่ายเงิน (ฉบับที่ ๕) พ.ศ. ๒๕๖๕