เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม (ตอนที่ 2)
เรื่อง : จันทรัตน์ หิรัญกิจรังษี
สำหรับบทความนี้จะเป็นเนื้อหา “เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม (ตอนที่ 2)” เกี่ยวกับศัพท์ที่เกี่ยวกับการประชุม การจัดระเบียบวาระการประชุม การเขียนจดหมายเชิญประชุม วิธีการจดรายงานการประชุม และเทคนิคการเขียนรายงานการประชุม ดังนี้
- ศัพท์ที่เกี่ยวกับการประชุม
มีรายละเอียดแบ่งตามประเภทศัพท์และภาษาที่ใช้ในกิจกรรมการประชุม 3 ประเภท ดังนี้
| ประเภทศัพท์และภาษา | ศัพท์ที่เกี่ยวข้อง |
| 1) รายงานการประชุม |
|
| 2) บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม |
|
| 3) เรื่องที่ประชุมและวิธีการสื่อสาร |
|
- การจัดระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม หมายถึง ลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม หรือเรื่องที่นำเข้าปรึกษาในที่ประชุมตามลำดับก่อน-หลัง ทั้งนี้ หน่วยงานส่วนมาก นิยมจัดระเบียบวาระการประชุม ดังนี้
กรณีเป็นการประชุมครั้งแรก แบ่งเป็น
– ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ (หรือ เรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ หรือ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ)
– ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา (หรือ เรื่องเพื่อพิจารณา)
– ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
กรณีเป็นการประชุมครั้งต่อ ๆ มา แบ่งเป็น
– ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ (หรือ เรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ หรือ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ)
หมายเหตุ: ผู้เสนอวาระนี้ส่วนใหญ่จะเป็นประธานแจ้งเรื่องต่าง ๆ ให้ที่ประชุมทราบ รวมทั้งเรื่องที่ฝ่ายเลขานุการจัดระเบียบวาระ เพื่อแจ้งที่ประชุมทราบ ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ต้องหาข้อยุติหรือการพิจารณาจากที่ประชุม เช่น การรายงานกิจกรรม หรือผลการดำเนินงานของหน่วยงาน
– ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
หมายเหตุ: เป็นการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา
– ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องติดตามผลการดำเนินงาน (หรือ เรื่องสืบเนื่อง หรือ เรื่องเสนอเพื่อทราบ)
หมายเหตุ: วาระนี้จะเป็นเรื่องที่ที่ประชุมได้มอบหมายให้ดำเนินการไว้ หรือให้ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมหรือเคยพิจารณามาก่อนแล้ว แต่ยังมิได้ข้อยุติ ซึ่งจะต้องรายงานความคืบหน้าให้ที่ประชุมทราบ ประเด็นเสนอวาระ จะเสนอได้ใน 2 ประเด็นคือ เพื่อทราบ หรือเพื่อพิจารณา (หากการพิจารณานั้นยังมิได้ข้อยุติ)
– ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา (หรือ เรื่องเพื่อพิจารณา)
หมายเหตุ: เป็นเรื่องที่ต้องการให้ที่ประชุมพิจารณา เพื่อนำไปเป็นนโยบายและแนวทางในการปฏิบัติงานหรือเป็นไปตามอำนาจหรือหน้าที่ของคณะกรรมการชุดนั้น ๆ การจัดทำเอกสารประกอบวาระนี้ ฝ่ายเลขานุการหรือหน่วยงานเจ้าของเรื่องผู้เสนอวาระ จะต้องศึกษาเรื่องราวให้ละเอียดและสรุปความเป็นมาของเรื่องให้ชัดเจนและครอบคลุม เพื่อเป็นพื้นฐานในการพิจารณาที่ถูกต้อง
– ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
หมายเหตุ: เป็นเรื่องที่ไม่ได้จัดเข้าในวาระใดวาระหนึ่ง ในการประชุมแต่ละครั้ง แต่อาจมีเรื่องเร่งด่วนจำเป็นที่จะต้องนำเสนอคณะกรรมการพิจารณา ก็สามารถจัดเข้าในวาระอื่น ๆ ได้
กรณีในบางหน่วยงานอาจจัดระเบียบวาระการประชุมตามเรื่องประชุม มีดังนี้
– ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
– ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
– ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องแผนปฏิบัติราชการโครงการ…
– ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องการขยายความร่วมมือทางวิชาการ…
– ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องการจัดสัมมนาทางวิชาการ…
– ระเบียบวาระที่ 6 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
- การเขียนจดหมายเชิญประชุม
การเขียนจดหมายเชิญประชุม อาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงไปในจดหมายเชิญประชุม หรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากก็ได้ โดยมีวิธีการเขียน ดังนี้- ย่อหน้าแรกจะแจ้งว่าผู้มีอำนาจ เช่น ประธาน คณบดี ผู้อำนวยการ ฯลฯ ต้องการนัดประชุม เรื่องอะไร ครั้งที่เท่าไร เมื่อไร ที่ไหน
- ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือระเบียบวาระการประชุม
- ย่อหน้าสุดท้ายจะเชิญให้ผู้เข้าประชุมไปประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ที่กำหนด
- วิธีการจดรายงานการประชุม
- การจดอย่างละเอียด: ใช้ในการประชุมที่สำคัญ ซึ่งจำเป็นต้อจดงบันทึกทุกถ้อยคำไว้เป็นหลักฐาน โดยต้องจดทุกคำพูดของผู้เข้าประชุมทุกคน หรือถ้าที่ประชุมมีการแสดงกริยา หรือการกระทำใดแทนคำพูด ก็อาจจะจดแจ้งกริยาหรือการกระทำนั้นไว้ด้วย โดยเขียนไว้ในวงเล็บ เช่น (ที่ประชุมปรบมือ) เป็นต้น สำหรับการจดบันทึกรายการประชุมลักษณะนี้นิยมใช้เครื่องบันทึกเสียงแล้วจึงมาถอดเทปในภายหลัง
- การจดอย่างย่อ: เป็นการจดบันทึกเฉพาะเรื่องที่พิจารณา และย่อคำพูด เฉพาะที่เป็นประเด็นสำคัญ ที่จะนำไปสู่มติของที่ประชุม กล่าวคือ ในการประชุมนั้นที่ประชุมได้พิจารณาเรื่องใดบ้าง สมาชิกผู้ใดได้อภิปรายในประเด็นที่สำคัญอย่างไรบ้าง โดยผู้จดบันทึกรายงานการประชุมจะจดเฉพาะเนื้อความที่เป็นสาระสำคัญของการอภิปรายนั้น ในลักษณะที่ย่อคำพูดของสมาชิกที่อภิปรายในประเด็นสำคัญที่นำไปสู่มติของที่ประชุม ซึ่งเหมาะสมกับการนำไปใช้ในการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ที่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครเป็นผู้พูด
- การจดอย่างสรุป: เป็นการจดบันทึกการประชุมที่กระชับที่สุด โดยจะจดเพียงว่าการประชุมนี้พิจารณาในเรื่องใดบ้างแต่ละเรื่องมีสาระสำคัญอย่างไร ที่ประชุมมีความคิดเห็นหรือข้อพิจารณาโดยรวมเป็นเช่นไร และมีมติอย่างไร โดยจะไม่จดคำพูดของสมาชิกในการอภิปราย เว้นแต่เป็นประเด็นที่สำคัญมากที่นำไปสู่มติของที่ประชุม
- เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม
1) การจัดระเบียบความคิด
สำหรับการดำเนินการก่อนลงมือเขียนในงานทุกประเภท โดยส่วนใหญ่เป็นผลผลิตของการคิด ดังนั้น รายงานการประชุมก่อนจะลงมือเขียนจึงต้องมีการจัดระเบียบความคิดให้ลงตัว ซึ่งวิธีคิดที่เรียบง่ายที่สุด คือ การใช้หลักการ 5W1H เป็นส่วนสำคัญ โดยการตั้งคำถามกับตัวเองว่าจะเขียนเรื่องใคร (Who) ทำอะไร (What) ให้แก่ใคร ที่ไหน (Where) เมื่อไร (When) ทำไม (Why) และอย่างไร (How) เพื่อช่วยวิเคราะห์ปัญหาคืออะไร หรืออะไรคือปัญหา มีรายละเอียดโดยสรุปดังนี้
– Who (ใคร): ในเรื่องนั้นมีใครบ้าง
– What (ทำอะไร): แต่ละคนทำอะไรบ้าง
– Where (ที่ไหน): เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นอยู่ที่ไหน
– When (เมื่อไหร่): เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำเมื่อวัน เดือน และปีใด
– Why (ทำไม): เหตุใดจึงได้ทำสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณ์นั้น ๆ
– How (อย่างไร): เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำเป็นอย่างไรบ้าง
2) การวางเค้าโครง ประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วนสำคัญ ดังนี้
– ส่วนที่ 1 ความเป็นมา : ความเป็นมา หรือสาเหตุที่ทำให้ต้องมีการประชุมพิจารณาเรื่องนั้น ๆ
– ส่วนที่ 2 ความคิดเห็น : ความคิดเห็น ข้อเสนอ หรือข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึ่งคณะกรรมการในที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็น หรือให้ข้อเสนอแนะ หรือได้อภิปรายในเรื่องดังกล่าว
– ส่วนที่ 3 มติที่ประชุม : มติที่ประชุมเป็นส่วนสำคัญ ที่จำเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้เป็นหลักฐาน หรือใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติเรื่องต่าง ๆ ที่ได้จากข้อสรุปหรือลงมติในที่ประชุม
ทั้งนี้ โครงสร้างทั้ง 3 ส่วน ดังกล่าว จะต้องมีเนื้อหาที่ความสอดคล้องสัมพันธ์กันอย่างเป็นหนึ่งเดียวกัน โยเริ่มจากบทกล่าวนำจะต้องนำไปสู่ส่วนเนื้อหาอย่างกลมกลืน และส่วนที่เป็นบทสรุปจะต้องรับช่วงจากสองส่วนข้างบนให้ไปในทิศทางเดียวกัน จึงจะเรียกได้ว่ามีความสมบูรณ์และงดงามในการเขียนรายงานการประชุม
3) การจับประเด็นสรุปความ
ที่ประชุมอาจมีหัวข้อหรือประเด็นในการพิจารณาที่มีความหลากหลายขึ้นอยู่กับผู้พูดหรือผู้นำเสนอ ซึ่งอาจเป็นการนำเสนอประเด็นปัญหา ผลกระทบ ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะ ดังนั้น ผู้จดรายงานการประชุมจะต้อง “จับเจตนา” ของผู้พูดว่าต้องการอะไร หรือที่ประชุมอภิปรายอะไร และมีมติที่ประชุม อย่างไร โดยหลักส่วนใหญ่มีประเด็นสรุป ดังนี้
– ประเด็นการรายงาน: รายงานการปฏิบัติงาน รายงานความคืบหน้าของผลงาน และรายงานปัญหาอุปสรรค
– ประเด็นการแจ้ง: การพูดแจ้งให้เพื่อทราบ ให้นำหลักการ 5W1H มาใช้ในการสรุปความ
– ประเด็นการชี้แจง: การพูดเพื่อชี้แจงสาเหตุ เรื่องราว หรือชี้แจงระเบียบการปฏิบัติ
– ประเด็นการแสดงความคิดเห็น: การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นที่พิจารณาอยู่ ทำแล้วเกิดประโยชน์ ผลดี ผลเสีย หรือไม่อย่างไร
– ประเด็นการให้ข้อเสนอ: การให้ข้อเสนอควรทำอะไร หรืออย่างไร
4) หลักการและวิธีการเขียนรายงานการประชุม- ให้เขียนเฉพาะประเด็นหลักที่เป็นสาระสำคัญที่เกี่ยวข้องกับระเบียบวาระเท่านั้น ประเด็นปลีกย่อยควรตัดทิ้งไป ความเห็นต่าง ๆ ของที่ประชุมไม่จำเป็นต้องเรียงตามลำดับก่อนหลังของผู้พูด แต่ให้เรียงตามความเกี่ยวข้องกับหัวข้อระเบียบวาระนั้น ๆ เป็นสำคัญ
- กรณีที่ประชุมมอบหมายให้บุคคลหรือหน่วยงานไปดำเนินการในเรื่องหนึ่งเรื่องใด ต้องคิดเสมอว่าการเขียนรายงานการประชุมต้องสามารถนำมติหรือความเห็นของที่ประชุมไปปฏิบัติได้ กล่าวคือ ต้องมีความชัดเจน และมีความยืดหยุ่นในขณะเดียวกัน ซึ่งผู้จดรายงานการประชุมควรจะหารือกับประธานที่ประชุม หรือผู้เกี่ยวข้องด้วยก็ได้
- ไม่ควรระบุชื่อบุคคลผู้ให้ความเห็นหรือเสนอเรื่องในที่ประชุม เพราะในเรื่องเดียวกันอาจมีผู้เสนอหรือให้ความเห็นหลายคนก็ได้
- ไม่ใช้ภาษาพูด มาเขียนในรายงานการประชุม
- ในกรณีมีผู้อ้างถึงเอกสารบางอย่างและได้อ้างผิดไป เป็นหน้าที่ของผู้จดรายงานการประชุมต้องไปหาข้อมูลที่ถูกต้องมาเขียนในรายงานการประชุม
- กรณีเป็นคำมาจากภาษาต่างประเทศ และผู้จดรายงานการประชุมทราบความหมายที่ชัดเจนของคำดังกล่าว ควรใช้คำที่เป็นภาษาไทยแทน และเขียนภาษาต่างประเทศอยู่ในวงเล็บข้างท้าย
- มติที่ประชุม คือ ข้อตกลงต่าง ๆ ของที่ประชุมเกี่ยวกับเรื่องที่นำเสนอที่ประชุม
- มติที่ประชุมนอกจากจะมีข้อตกลงแล้ว ยังมีข้อคิดเห็น ข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ ดังนี้
ข้อคิดเห็น คือ ความเห็นที่ผู้เข้าประชุมแสดงออกในระหว่างการประชุม
ข้อสังเกต คือ ความเห็นที่ผู้เข้าประชุมแสดงความคิดเห็นไม่เชิงคัดค้านแต่ขอตั้งเป็นข้อสังเกตไว้
ข้อเสนอแนะ คือ ความเห็นที่ผู้เข้าประชุมเสนอเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือเจ้าของเรื่องนำไปพิจารณา
เนื้อหานี้มีประโยชน์กับท่านหรือไม่ โปรดให้คะแนน
(4 votes, average: 3.75 out of 4)
Loading… 