จุลสารนวัตกรรม ฉบับที่ 65 – สาระน่ารู้ 2

Newsletters

เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม (ตอนที่ 1)

เรื่อง : จันทรัตน์ หิรัญกิจรังษี

         จากประสบการณ์ในการทำหน้าที่เป็นเลขานุการคณะกรรมการประจำส่วนงานมานับสิบปี เริ่มแรกที่ได้มอบหมายหน้าที่ในการเป็นเลขานุการและผู้จดบันทึกรายงานการประชุมโดยไม่มีพี่เลี้ยงมาช่วยสอนงานนั้น ผู้เขียนจึงใช้วิธีการนำรูปแบบที่ใช้กันมาทั่วไปจากบุคคลอื่นที่เคยมีการจัดทำรายงานประชุมมาก่อนหน้านี้ สำหรับเทคนิคการจดรายงานประชุมใช้วิธีการถอดเทปคำต่อคำและนำมาร้อยเรียงข้อความในรายงานประชุมให้มีลักษณะเป็นภาษาเขียนมากขึ้น พร้อมทั้งพัฒนาการจดบันทึกรายงานการประชุมให้มีรายละเอียดเฉพาะประเด็นสำคัญอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้ เมื่อทำหน้าที่ในฐานะผู้บันทึกรายงานประชุมประมาณ 2 ปี ก็ได้มีโอกาสไปอบรมเกี่ยวกับ “เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ” สำนักเสริมศึกษาและบริการสังคม มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ โดยวิทยากรบรรยาย ผู้ช่วยศาสตราจารย์ หม่อมหลวง ฐิติรัตน์ ลดาวัลย์ (อดีตอาจารย์ประจำภาควิชาภาษาไทย คณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์) ทำให้มีความเข้าใจเกี่ยวกับความหมาย ความสำคัญ รูปแบบ เทคนิค และวิธีการจดบันทึกรายงานการประชุม ได้อย่างละเอียดมากขึ้น ประกอบการหาความรู้ต่อยอดจากแหล่งข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตเพิ่มเติม จึงอยากนำมาเขียนเป็นบทความสาระน่ารู้ เพื่อนำสาระสำคัญเกี่ยวกับเกร็ดความรู้เบื้องต้นโดยทั่วไปของเทคนิคการเขียนรายงานการประชุมมาถ่ายทอดและเผยแพร่เป็นองค์ความรู้ให้แก่ผู้อ่านที่สนใจต่อไป
        ทั้งนี้ ผู้เขียนจะขอสรุปเนื้อหาเกี่ยวกับ “เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม” แบ่งออกเป็น 2 ตอน โดยบทความนี้จะขอกล่าวถึงเฉพาะเนื้อหา “ตอนที่ 1” เกี่ยวกับความหมายของรายงานการประชุม จุดมุ่งหมายและความสำคัญของรายงานการประชุม ประเภทของการประชุม และบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการการประชุม เพื่อเป็นการเกริ่นให้ผู้อ่านมีความรู้ความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับความหมาย และความสำคัญของการจัดทำรายงานการประชุม รวมถึงบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการ ดังนี้

ความหมายของรายงานการประชุม
        รายงานการประชุม หมายความว่า รายละเอียดหรือสาระของการประชุมที่จดไว้เป็นทางการ (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน, 2554) และตามระเบียบนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมายว่า การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน โดยมีรายละเอียดประกอบด้วย

หัวข้อรายละเอียด
1. รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ…
2. ครั้งที่ให้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงตามลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 1/2565 ครั้งที่ 2/2565 ครั้งที่ 3/2565
3. เมื่อให้ลงวัน เดือน ปี และเวลาที่ประชุม
4. ณให้ลงสถานที่ที่ประชุม
5. ผู้มาประชุมให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งเข้าประชุม ในกรณีที่มีผู้เข้าประชุมแทนให้ลงชื่อผู้เข้าประชุมแทนและลงว่าเข้าประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6. ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้เข้าประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
7. ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
8. เริ่มประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
9. ข้อความ

ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

–   เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

–   เรื่องการรับรองรายงานการประชุม

–   เรื่องสืบเนื่อง

–   เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา

–   เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

10. เลิกประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
11. ผู้ตรวจรายงานการประชุมให้ลงชื่อผู้ตรวจรายงานการประชุม (ควรพิมพ์ชื่อเต็ม และนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย
12. ผู้จดรายงานการประชุมให้ลงชื่อผู้จด/บันทึกรายงานการประชุมครั้งนั้น (ควรพิมพ์ชื่อเต็ม และนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย)

จุดมุ่งหมายและความสำคัญของรายงานการประชุม
        1. เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง: รายงานการประชุมที่ผ่านการรับรองจากที่ประชุมแล้ว สามารถใช้เป็นเอกสารอ้างอิง/หลักฐานอ้างอิงตามกฎหมายได้ ดังนั้น รายงานการประชุมจึงถือเป็นหลักฐานที่ผู้ปฏิบัติจะต้องดำเนินการให้เป็นไปตามมติที่ประชุมนั้น
        2. เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน: ใช้เป็นเอกสารบันทึกการปฏิบัติงาน หรือใช้เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน เนื่องจากแผนงาน โครงการ นโยบาย หรือแนวทางในการปฏิบัติงานนั้น ในหลายกรณีไม่เป็นไปตามมติที่ประชุม จึงต้องมีการจัดทำบันทึกรายงานการประชุมและมติในเรื่องนั้น ไว้
        3. เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินมาแล้ว: ใช้เป็นเอกสารข้อมูลข่าวสาร เนื่องจากรายงานการประชุมเป็นข้อมูลข่าวสารประเภทหนึ่งที่สามารถเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ให้ผู้ปฏิบัติงานงานในหน่วยงานได้รับทราบถึงนโยบาย แนวความคิด หรือทิศทางของหน่วยงาน
        4. เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติ: การปฏิบัติงานในหน่วยงานใดก็ตาม การมอบหมายงานให้ผู้ใดรับไปปฏิบัติ หรือเป็นไปตามมติที่ประชุมที่จะมอบหมายภารกิจให้ผู้รับมอบการดำเนินการเรื่องหนึ่งเรื่องใด จะมีการบันทึกเรื่องราวเหล่านั้นไว้ในรายงานการประชุม ซึ่งใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ หรือใช้ในการติดตามผลการปฏิบัติงานนั้นได้

ประเภทของการประชุม แบ่งตามวัตถุประสงค์เป็น 5 ประเภท ดังนี้
        1. การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ/แจ้งข้อมูลข่าวสาร (Informational meeting)
        2. การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น/ร่วมกันคิดสร้างสรรค์ (Creative meeting)
        3. การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน/ร่วมกันตัดสินใจ (Decisional meeting)
        4. การประชุมเพื่อสอนงาน และฝึกอบรม (Educational meeting)
        5. การประชุมเพื่อหาข้อยุติ แก้ปัญหา หรือโน้มน้าวจูงใจ (Motivational meeting)

บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการการประชุม แบ่งตามหน้าที่เป็น 4 ประเภท ดังนี้

ประเภทกรรมการ

บทบาทหน้าที่

1. ประธาน

–  มีอำนาจเรียกประชุม เลื่อน สั่งพัก และสั่งปิดประชุม
– เป็นผู้กำหนดระเบียบวาระการประชุม กำหนดวัน เวลา และสถานที่ประชุม
– เป็นผู้พิจารณาเชิญบุคคลอื่นที่ไม่ใช่คณะกรรมการเข้าร่วมประชุม
– เป็นผู้ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระ และควบคุมให้การประชุมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย
– ให้โอกาสผู้เข้าร่วมประชุมได้เสนอความคิดเห็น และควบคุมไม่ให้สมาชิกพูดนอกประเด็น
– กรณีที่มีการลงมติ และมีคะแนนเสียงเท่ากัน ประธานจะเป็นผู้ตัดสินชี้ขาด
– สรุปประเด็นการพิจารณาทุกประเด็นอย่างชัดเจน
– รักษาเวลาอย่างเคร่งครัด และเสร็จสิ้นตามกำหนด
– กรณีมีเหตุจำเป็นไม่สามารถพิจารณาได้ครบทุกระเบียบวาระ ประธานมีอำนาจเลื่อนระเบียบวาระนั้นไปพิจารณาในการประชุมครั้งต่อไป

2. รองประธาน

– ทำหน้าที่ช่วยประธาน
– เมื่อประธานไม่อยู่ รองประธานทำหน้าที่แทน

3. กรรมการ

– เข้าประชุมตรงตามกำหนดเวลาที่ได้รับนัดหมาย
– อ่านระเบียบวาระการประชุมอย่างละเอียดเพื่อศึกษาข้อมูล และเตรียมเสนอความคิดเห็นอย่างมีเหตุผล โดยปราศจากอคติ
– ไม่พูดออกนอกเรื่องและไม่ผูกขาดการพูดคนเดียว
– รักษามารขาทในการประชุม ไม่พูดคุยซุบซิบ หรือพูดด้วยถ้อยคำไม่สุภาพ ก้าวร้าวต่อผู้อื่น
– ถ้าเข้าประชุมไม่ได้ ต้องแจ้งเลขานุการที่ประชุมให้ทราบล่วงหน้าพร้อมเหตุผล

4. เลขานุการ

ก่อนการประชุม
– เตรียมเอกสาร สถานที่ และอุปกรณ์

– จัดทำระเบียบวาระการประชุม
– จัดทำจดหมายเชิญประชุม พร้อมแนบระเบียบวาระการประชุม
– กรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุม เลขานุการต้องเป็นผู้ติดตามประสานงานและทำจดหมายเชิญ

ขณะประชุม
– ดำเนินการให้กรรมการ ตลอดจนผู้เข้าร่วมประชุมลงนามการเข้าประชุม

– เตรียมหลักฐานเรื่องเดิมซึ่งสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน (ถ้ามี) ตลอดจนข้อเสนอ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องที่อาจต้องใช้ในการประชุม
–  จดบันทึกการประชุม

หลังการประชุม
–  นำบันทึกการประชุมมาจัดทำเป็นรายงานการประชุม

– ส่งรายงานการประชุมให้ประธาน หรือผู้ที่ประธานมอบหมายให้ตรวจทานความถูกต้อง
– ส่งรายงานการประชุมที่ตรวจทานแล้วให้กรรมการพิจารณา
– ติดตามงาน/ผลการปฏิบัติงานตามที่ที่ประชุมมอบหมายให้ผู้ใด ทำอะไร

 

เอกสารอ้างอิง (References)

กรมควบคุมโรค. สำนักงานเลขานุการกรม. กลุ่มรายงานและประสานราชการ, รวบรวมและเรียบเรียง (ม.ป.ป.). เทคนิคการจดรายงานการประชุม. นนทบุรี: กระทรวงสาธารณสุข. สืบค้นเมื่อ 5 มีนาคม 2565, จาก https://ddc.moph.go.th/uploads/ckeditor2/เทคนิคการจดรายงานการประชุม.pdf

ฐิติรัตน์ ลดาวัลย์, ม.ล. (กรกฎาคม 2556). เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ. เอกสารประกอบการสอนโครงการฝึกอบรม หลักสูตร “เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ”, กรุงเทพฯ: สำนักเสริมศึกษาและบริการสังคม มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์. (อัดสำเนา).

ปรีดา ศิริรังษี. (มีนาคม 2561). เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม. เอกสารประกอบการสอนกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คณะเกษตรศาสตร์, กรุงเทพฯ: สำนักงานสภามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์. สืบค้นเมื่อ 5 มีนาคม 2565, จาก
https://www.agri.cmu.ac.th/2017/files/AgriPersonal/3413/341334_20190304_134152.pdf

มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ. สำนักงานอธิการบดี. กองกลาง. แผนกงานประชุม. (พฤษภาคม 2560). คู่มือการเขียนรายงานการประชุม. สมุทรปราการ: มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ. สืบค้นเมื่อ 5 มีนาคม 2565, จาก https://general.hcu.ac.th/upload/files/km/manual-report.pdf

ราชัย อัศเวศน์, อุเทน เผื่อนทอง, สุภาภรณ์ สุวรรณบุรี, วิระชน ศรีราง, ลาลิน ปกรณ์กาญจน์, สุกัญญา วิบูลย์กูล และวีณา กองวงศา. (มิถุนายน 2555). เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม. นครราชสีมา: คณะทำงานจัดการความรู้ส่วนสารบรรณและนิติการ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี. สืบค้นเมื่อ 5 มีนาคม 2565, จาก
http://web.sut.ac.th/dcdl/modules/multiMenu/writing_report_book.pdf

 

เนื้อหานี้มีประโยชน์กับท่านหรือไม่ โปรดให้คะแนน

น้อยที่สุดน้อยมากมากที่สุด (3 votes, average: 3.67 out of 4)
Loading…
Views : 58 views